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Vergabe

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XVergabe wird nationaler Standard

Weniger Papier, mehr Fairness im Wettbewerb: Als plattformübergreifenden Daten- und Austauschprozessstandard in Deutschland ebnet die XVergabe dem anstehenden Ausbau der elektronischen Beschaffung den Weg.

In Zukunft wird die elektronische Vergabe für alle Beteiligten einfacher: Der IT-Planungsrat bestätigte mit dem heutigen Beschluss die XVergabe-Schnittstelle als nationalen Standard. In den vergangenen Monaten arbeitete das Beschaffungsamt des BMI gemeinsam mit Vergabestellen und Software-Lösungsanbietern an der Standardisierung dieser Schnittstellenlösung, die erstmals einen einfachen, einheitlichen Bieterzugang zu den unterschiedlichen Vergabeplattformen der öffentlichen Hand schafft.

Weitere Informationen erhalten Sie auf der Website des BMI

Sektoren-Auftraggeber und eVergabe

Neben den “klassischen” Öffentlichen Auftraggebern wird mit Umsetzung der EU-Vergaberichtlinien der Einsatz der E-Vergabe für Sektorenauftraggeber ab 2016 pflichtig. Darunter fallen nahezu alle kommunalen Unternehmen, wie z.B. Stadtwerke, Entsorgungs- sowie Verkehrsbetriebe.

Das Deutsche Vergabeportal bietet hierfür seit dem 18.06.2015 eine von der EU-zertifizierte Lösung.

Weitere Informationen finden Sie hier.


AOK Rheinland-Pfalz/Saarland entscheidet sich für DTVP

Unter dem Namen Allgemeine Ortskrankenkasse (AOK) sind derzeit elf Krankenkassen zusammengefasst, bei denen rund ein Drittel der deutschen Bevölkerung versichert ist. Hierzu gehört mit 1,2 Millionen Versicherten auch die AOK Rheinland-Pfalz/Saarland.

Nachdem dort zuvor einige Jahre eine andere E-Vergabe-Lösung im Einsatz war, hat sich die AOK Rheinland-Pfalz/Saarland im Vorgriff auf die Umsetzung der EU-Vergaberichtlinien nach einem Auswahlverfahren und einem umfangreichen Praxistest nun für die Nutzung des Deutschen Vergabeportals (DTVP) entschieden.

Neben Schnittstellen zum Amt für Veröffentlichungen der EU und bund.de wurde auf Basis bestehender Techniken in wenigen Tagen eine Möglichkeit realisiert, die Bekanntmachungen elektronisch durchgeführter Vergabeverfahren vollständig automatisiert auch im Internet-Angebot der AOK anzuzeigen. Unternehmen finden so – ohne redaktionellen Aufwand für die Vergabestelle – die Bekanntmachungen an gewohnter Stelle.

Neben insgesamt vier AOKen setzen nicht nur eine Reihe weiterer Krankenkassen, sondern auch viele andere Einrichtungen, wie z.B. Kliniken oder Einkaufsgemeinschaften, aus dem Gesundheitssektor auf die E-Vergabe mit DTVP.

Über das Deutsche Vergabeportal


Das Deutsche Vergabeportal ist ein Angebot der DTVP Deutsches Vergabeportal GmbH. Die Gesellschaft ist ein Gemeinschaftsunternehmen des Bundesanzeiger Verlags und der cosinex. Das Portal bietet umfassende E-Vergabe-Funktionalitäten für Vergabestellen und unterstützt diese bei der elektronischen Durchführung von Vergabeverfahren. Technische Basis der E-Vergabe ist die Technologie der cosinex.

www.dtvp.de

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Elektronische Beschaffung in der öffentlichen Verwaltung

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Kostenloser Serviceguide eVergabe

 

Im Frühjahr 2014 erschien die kostenlose Broschüre "Serviceguide eVergabe" mit verschiedenen Fachartikeln, die das Thema sowohl aus Bieter- als auch aus Vergabestellensicht beleuchten, und einem umfassenden Markt-Überblick.

Laden Sie im nebenstehenden Reiter die komplette PDF herunter!

 

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Allgemeine Informationen

Elektronische Auftragsvergabe

Elektronische Auftragsvergabe, oft auch als E-Vergabe bezeichnet, ist eine spezielle Form öffentlicher Beschaffung und des (Public) E-Procurement. Kennzeichnend ist die Nutzung von Informations- und Kommunikationsmitteln, zum Zwecke der Beschaffung von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen sowie freiberuflichen Leistungen speziell für die Institutionen des Öffentlichen Sektors.
Der Bereich der E-Vergabe wird im Rahmen von E-Government regelmäßig als Schlüsselanwendung gesehen.
Durch die Koordinierungsrichtlinie 2004/18/EG ist auf europäischer Ebene festgelegt worden, dass Öffentliche Auftraggeber Techniken der elektronischen Beschaffung einsetzen können, „solange bei ihrer Verwendung die Vorschriften dieser Richtlinie und die Grundsätze der Gleichbehandlung, der Nichtdiskriminierung und der Transparenz eingehalten werden.“.

Zulassung elektronischer Angebote in Deutschland

Die rechtlichen Grundlagen für die elektronische Auftragsvergabe sind in Deutschland mit der neuen Vergabeordnung, dem novellierten Signaturgesetz („Gesetz über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen“) und auch dem Inkrafttreten der Signaturverordnung („Verordnung zur elektronischen Signatur“ - SigV 2001) geschaffen worden.
Für die rechtsverbindliche Abgabe eines elektronischen Angebots ist eine fortgeschrittene elektronische bzw. qualifizierte elektronische Signatur erforderlich.

Formale und normative Ziele elektronischer Auftragsvergabe

Mit der im April 2011 angenommenen Binnenmarktakte als zentrales Instrument zur Bewältigung der Wirtschaftskrise wird die Ausweitung und allgemeine Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel bei öffentlichen Aufträgen als prioritäres Reformziel der Europäischen Union genannt.
In einer Strategie-Mitteilung hat die EU-Kommission im April 2012 einen Vorschlag veröffentlicht, die elektronische Auftragsvergabe bis 2016 vollverbindlich zu machen. EU-Kommissar Michel Barnier nannte als Hauptmotiv:   

  • Erschließung des bisher ungenutzten Potenzials für die EU-Wirtschaft
  • Erleichterung des Beschaffungsverfahrens
  • Reduzierung des Verwaltungsaufwands
  • Kostenreduktion
  • Beteiligung von KMU
  • Qualitätssteigerungen
  • Preissenkungen

 

Phasen der E-Vergabe

Nach Einschätzung einiger Rechtsexperten gibt es bei der Umsetzung des elektronischen Vergabeverfahrens keinen Grund, an die elektronischen Verfahren höhere Anforderungen zu stellen als an klassische Verfahren.  Es sind die allgemeinen Regeln des Vergaberechts zu beachten.
Auch für ein medienbruchfreies elektronisches Vergabeverfahren sind folgende sequenzielle Verfahrensschritte typisch (analog dem klassischen nicht-elektronischen Beschaffungsvorgang):

  • Bedarfsermittlung
  • Erstellung elektronischer Ausschreibungsunterlagen mit Hilfe standardisierter elektronischer Formulare
  • Veröffentlichung der Ausschreibung samt Ausschreibungsunterlagen auf einer  Bekanntmachungs-/Beschaffungsplattform im Intranet bzw. Internet
  • Abruf der Ausschreibungsunterlagen und der relevanten Formulare durch die Bieter
  • Angebotserstellung durch die Bieter, u.a. durch das Ausfüllen standardisierter elektronischer Formulare
  • Angebotsabgabe der Bieter über die Vergabeplattform oder einer dazugehörigen Software, die rechtsseitig akzeptierte Verschlüsselungstechniken beherrscht
  • Angebotsöffnung zum Eröffnungstermin unter Wahrung des Vier-Augen-Prinzips
  • Erstellung einer Angebotsübersicht
  • Angebotsbewertung
  • Auftragsvergabe/-bestätigung per E-Mail und/oder über das interne Kommunikationssystem der Bekanntmachungs-/Beschaffungsplattform

 

E-Vergabesysteme

Grosso modo lassen sich „E-Vergabesysteme“ hinsichtlich der Primärfunktion von anderen Public E-Procurement-Anwendungen systematisch unterscheiden:

  • Auf Basis von Softwaretechnologien unterstützen sog. E-Vergabeportale bzw. -plattformen zumeist die oben genannten Schritte des „klassischen“ eigentlichen Vergabeverfahrens. Aus Sicht der Bieter besteht die Hauptaufgabe darin, sich über aktuelle Ausschreibungen zu informieren und ggf. hierüber auch direkt teilnehmen zu können. Dazu gehört beispielsweise auch die Möglichkeit, Angebote auf elektronischem Weg an die Vergabestelle zu übermitteln.
  • Ergänzende Funktionen sind i.d.R. auch eine an die Besonderheiten der Organisation anpassbare Benutzerrechteverwaltung und Integrationsfähigkeit zur Einbindung externer Software (z.B. ERP-Systeme sowie anderer verwaltungsinterner Programme).
  • Sog. E-Vergabemanagementsysteme begleiten demgegenüber hauptsächlich den Vergabeprozess organisationsintern und strukturiert im Sinne einer „Vergabeakte“, z.B. durch elektronische Workflows oder die Automatisierung von Geschäftsprozessen und eine Terminplanverwaltung.
  • Elektronische Katalogbestellsysteme wiederum fungieren als zentrale elektronische „Einkaufsstelle“ in einem arbeitsteiligen Prozess für den Einkauf von Standardgütern und -leistungen zur Abwicklung von Rahmenverträgen (Büromaterial, EDV-Verbrauchsmaterial usw.). Funktionsbestandteil ist sehr häufig die Abbildung von Genehmigungsprozessen. So kann ggf. festgelegt werden kann, welche Ämter, Abteilungen oder Personen welche Kataloge, Preisübersichten etc. abrufen dürfen.

In der elektronischen Vergabepraxis finden sich viele Mischformen. Mit dem Kaufhaus des Bundes existiert etwa eine zentrale Lösung für elektronische Einkaufsverfahren der deutschen Bundesverwaltung, das diese Funktionen integriert.

Standardisierungsbemühungen

Im internationalen EU-Projekt „Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL)“ werden derzeit Standards und
IT-Komponenten für grenzüberschreitendes E-Procurement erarbeitet.
Um eine saubere medienbruchfreie Datenübergabe zwischen verschiedenen E-Government-Fachverfahren/-anwendungen zu ermöglichen, wurde ein Anfang in Deutschland zunächst mit den sog. XÖV-Standards gemacht.
Ende 2007 wurde dann das Projekt XVergabe durch das Beschaffungsamt und BMI im Rahmen von „Deutschland-Online" initiiert. Die Projektverantwortung liegt beim BME, dem Land NRW und dem Beschaffungsamt des BMI.

Ziel des Projekts ist es, die Voraussetzungen für ein nachhaltiges Vorgehen zur Erstellung eines einheitlichen Bieterzugangs in die unterschiedlichen Vergabeplattformen der öffentlichen Hand zu schaffen. Es wird ein plattformübergreifender Daten- und Austauschprozessstandard zwischen Bieterclients und Vergabeplattformen definiert, der zu einer höheren Bieterakzeptanz und somit zu einer höheren Beteiligung am digitalen Vergabeprozess führen soll.


Wirtschaftlicher Umfang

Laut einem Bericht der Deutschen Bank steckt in der gesamten elektronischen Beschaffung (also neben E-Vergabe auch die Nutzung von elektronischen Katalogen und Auktionslösungen) ein Einsparpotenzial von 50 bis 70 Milliarden Euro.

Des Weiteren lassen sich Prozesskosten einsparen, dadurch, dass Durchlaufzeiten, also die Zeit vom Anlegen der Vergabe bis zum Zuschlag, verkürzt werden. Verfahrensschritte, wie z.B. die Veröffentlichung der Bekanntmachung, der Versand der Vergabeunterlagen oder auch die Zuschlagserteilung, können durch den Einsatz des Internets als Kommunikationsmittel verkürzt werden. Auch lässt sich durch die elektronische Bekanntmachung sowie die Bereitstellung der Vergabeunterlagen in elektronischer Form eine Fristverkürzung bei EU-Verfahren erreichen.

Folgewirkung

Durch die in den Ländern der Europäischen Union forcierte Umstellung des Vergabeverfahrens von Papier auf elektronische Medien tritt die elektronische Auftragsvergabe in Konkurrenz zu den klassischen Veröffentlichungsmedien. Hierzu zählen vor allem die amtlichen Veröffentlichungsblätter, Fachzeitschriften und Tageszeitungen.

Veröffentlichungsplattformen

  • TED – ein mehrsprachiger Online-Dienst der Europäischen Union, der neben der gedruckten Ausgabe Bekanntmachungen über öffentliche Aufträge elektronisch öffentlich macht. ted.europa.eu
  • E-Vergabe - Das Portal des Bundes: www.evergabe-online.de
  • DTVP - Deutsches Vergabeportal, Vergabeplattform des Bundesanzeiger Verlags und der cosinex: Von der Bekanntmachung und Recherche nach Aufträgen bis hin zur vollständig elektronischen Abwicklung von Vergabeverfahren: www.dtvp.de
  1. Vgl. Stapel-Schulz, Claudia: „Anpassungen bei Verwaltungsdienstleistungen“, in: Bieler, Frank/Schwarting, Gunnar (Hrsg.): „e-Government. Perspektiven – Probleme – Lösungsansätze“, Berlin 2006, S. 584
  2. Vgl. Richtlinie 2004/18/EG, Erwägungsgrund 12
  3. Vgl. im Internet unter: www.gesetze-im-internet.de/sigg_2001/index.html
  4. Vgl. im Internet unter: europa.eu/rapid/press-release_IP-11-1580_de.htm?locale=en
  5. Vgl. Pressemitteilung der Europäischen Kommission: „Einsparpotenzial für Europa: volle Umstellung der öffentlichen Beschaffung auf „e-Vergabe“ bis 2016“ vom 20. April 2012, im Internet unter europa.eu/rapid/press-release_IP-12-389_de.htm
  6. Vgl. Marbaise, Peter: „Praxisbeispiel: Der Weg zur digitalen Angebotsabgabe“, in: Roßnagel, Alexander (Hrsg.): „Die elektronische Signatur in der öffentlichen Verwaltung“, Baden Baden 2002, S. 117f.
  7. Vgl. Egeler, Roderich/Funk, Jörg: „Das Kaufhaus des Bundes – ressortübergreifender Einkauf der Bundesverwaltung“, in: Eßig, Michael / Witt, Matthias (Hrsg.): „Öffentliche Logistik. Supply Chain Management für den öffentlichen Sektor“, Gabler 2009, S. 429f.

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