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Kompetenzstelle VergabeWissen

E-Vergabe

Die E-Vergabe ist Pflicht – auch unterhalb der Schwellenwerte mit der neuen Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)! Dadurch hat sich die Beschaffungspraxis grundlegend geändert: Öffentliche Vergabeverfahren werden blitzschnell in allen Landesteilen oder auch europaweit verbreitet. Alle Vergabeunterlagen müssen für jedermann einsehbar und „downloadbar“ sein. Auftraggeber sind zur E-Vergabe verpflichtet; aber auch Bieter, denn sie müssen ihre Angebote elektronisch einreichen. Ein Ausweichen auf die Papierform und den Postweg oder andere elektronische Formen ist nur noch in seltenen Ausnahmefällen zulässig – aber aus verschiedenen Gründen keineswegs zu empfehlen.

Apropos Bieter, auch für sie verändert sich die Welt: Sie erfahren viel früher, viel einfacher, viel umfangreicher und kostengünstiger, welcher Auftraggeber was ausgeschrieben hat, ausschreiben wird und ob diese Ausschreibung ins eigene Leistungsprofil passt.

Als Mitanbieter der E-Vergabe-Plattform DTVP, die auf der cosinex-Technologie basiert, sind uns die Stärken und Schwächen der bestehenden Angebote bekannt. Daneben stehen wir im ständigen Austausch mit Vergabestellen, die Ihre E-Vergabe-Lösung in den Beschaffungsprozess integrieren. Hier sehen wir vielfach, dass in der Vergabestelle komplexe technische und vor allem organisatorische Herausforderungen zu lösen sind. Die richtige Implementierung der E-Vergabe ist jedoch entscheidend für den Erfolg und die optimale Nutzung der elektronischen Möglichkeiten in allen Phasen des Beschaffungs- bzw. Vergabeprozesses.

Reguvis – Kompetenzstelle VergabeWissen bietet Ihnen eine praxisbezogene, individuelle und neutrale 360°-Beratung rund um die Implementierung und Umstellung Ihrer Vergabeprozesse auf die E-Vergabe. Dabei werden alle Phasen eines Beschaffungsprozesses einbezogen. Beginnend bei

• der Bedarfsermittlung, über
• die Entwicklung der Vergabeunterlagen und
• die Festlegung der Eckpunkte eines Vergabeverfahrens bis hin
• zur Einstellung der Vergabedokumente auf einer Vergabeplattform.

Wichtig: Nicht nur, weil die elektronische Dokumentation des Vergabevorganges in allen Vergabeordnungen vorgeschrieben ist, sondern auch weil organisatorisch von zentraler Bedeutung ist der Aufbau einer revisionssicheren, elektronischen Dokumentation in Form einer elektronischen Vergabeakte unverzichtbar. Das gilt auch für den richtigen internen Umgang mit diesem Organisationsmittel. Insofern ist eine Anpassung der Verwaltungs- und Geschäftsabläufe ebenso erforderlich wie die Berücksichtigung von Datenschutz und Datensicherheit.

Ziel ist es, Sie in die Lage zu versetzen, mit einer Ihren Bedürfnissen angepassten E-Vergabelösung Ihre Beschaffungen präzise, schnell, rechtssicher und zu klar kalkulierbaren Prozesskosten abwickeln zu können.

Angefangen vom Datenschutz und der Datensicherheit, über Änderung der Verwaltungs- und Geschäftsabläufe bis zur Einführung von elektronischen Vergabeverfahren sowie der Aufbau eigener elektronische Vergabeakte. Beispielhaft mit:

• Empfehlungen zu Inhalt, Aufbau und Software für eine
   elektronische Vergabeakte,
• Unterstützung bei der Neugestaltung der Arbeitsabläufe,
• Problemanalyse, Ermittlung des Beratungsbedarfs,
• Hilfe zur Selbsthilfe z.B. durch konkret auf die jeweiligen Verhältnisse
   abgestimmte Workshops und/oder Inhouse-Seminare,
• Unterstützung bei der Umstellung auf E-Vergabe,
   Begleitung der ersten Ausschreibungen,
• Unterstützung bei der Entwicklung von Zuständigkeiten.

Unsere E-Vergabe-Experten für Sie:

Werner Adams

Herr Adams ist Dipl. Verwaltungswirt, Leitender Stadverwaltungsdirektor a.D. sowie E-Vergabe-Experte.

Durch die vielfältigen Erfahrungen in diversen Bereichen der Stadtverwaltung verfügt Herr Adams über einen umfassenden, fundierten Überblick über alle wesentlichen Aufgaben einer Kommune sowie ihren organisatorischen Aufbau und die funktionalen Zusammenhänge.

Dazu gehörte auch die Zuständigkeit für die Einführung der elektronischen Vergabeverfahren. Hier hat er sich mit den organisatorischen Abläufen der Vergabevorgänge intensiv beschäftigt, den Aufbau einer internen elektronischen Vergabeakte für die gesamte Stadtverwaltung und die Einführung des städtischen Vergabemarktplatz maßgeblich voran getrieben sowie alle Grundsätze und Vorgaben zu den neuen Verfahren entwickelt.

Diese Kenntnisse gibt Herr Adams im Rahmen von Seminaren, Fachartikeln oder auch unmittelbarer Organisationsberatung gerne weiter.

Fritz Königs

ccc

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Team Vergabe

T: + 49 (0)221 - 97668-240
F: + 49 (0)221 - 97668-271

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