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BOARD Evaluation

Von der einfachen Effizienzprüfung zur Evaluation im Aufsichtsrat

Der Deutsche Governance Kodex (DCGK) empfiehlt seit 2002 unter Punkt 5.6, „der Aufsichtsrat soll regelmäßig die Effizienz seiner Tätigkeit überprüfen.“ Eine gute Corporate Governance setzt somit auch die regelmäßige Überprüfung der Leistungsfähigkeit dieses Gremiums in Form der „Effizienzprüfung“ voraus. Leider wird diese von vielen noch immer als „lästige“ Übung empfunden. Die immer wiederkehrende Aussage im Bericht des Aufsichtsrates, „Der Aufsichtsrat hat seine Effizienz geprüft und dabei keinen Verbesserungsbedarf festgestellt.“ ist weder für das Gremium noch für die Aktionäre sehr befriedigend. Die Reduzierung der Effizienzprüfung nur auf die Effizienz des Kontrollorgans greift zu kurz.
Inhaltlich umfasst sie vielmehr auch die Möglichkeit, den Aufsichtsrat insgesamt, aber auch seine Mitglieder, sowie die Mitglieder der einzelnen Ausschüsse einer Evaluierung zu unterziehen, mit dem Ziel, die internen Prozesse wesentlich zu verbessern. Mithin ist sie eine einzigartige Gelegenheit, die Evaluierung des Aufsichtsrates als Teil eines Qualitätstests und damit als Chance zur Neuausrichtung des Aufsichtsrates zu begreifen.

Der neu aufgelegte Leitfaden der Deutschen Schutzvereinigung für Wertpapierbesitz e. V. (DSW) gibt dem Aufsichtsrat nunmehr eine aktualisierte, leicht verständliche Hilfestellung bei der Durchführung der Evaluierung. Der mehr als 400 Fragen enthaltende Katalog ist in einzelne Bausteine aufgegliedert. Der Aufsichtsrat hat dadurch die Möglichkeit, ganz gezielt die für ihn wichtigsten Fragen auszuwählen und so die jeweiligen unternehmensspezifischen Schwerpunkte in einem unternehmenseigenen Fragenkatalog zu berücksichtigen.

Hierbei kann der Aufsichtsrat unter allen wichtigen Themen wählen. Die Zusammenarbeit mit dem Vorstand sowie die optimale Zusammensetzung des Gremiums sind ebenso enthalten wie die Arbeit der einzelnen Ausschüsse, die dann auch noch genauer unter die Lupe genommen werden kann.

Der Fragenkatalog erfasst neben der jüngsten höchstrichterlichen Rechtsprechung auch brandaktuelle Themen wie die Vergütung des Vorstandes, Diversity und die Vorbereitung der Aufsichtsratswahlen.

Verschaffen Sie sich im Inhaltsverzeichnis einen Überblick über den Gesamtumfang des Leitfadens.
Der Leitfaden kann als Druckwerk in 6facher Ausfertigung für eine Mindestbesetzung von 6 Aufsichtsräten im Shop des Bundesanzeiger Verlages bestellt werden. Für eine höhere Besetzung im Aufsichtsrat können entsprechende Mehrexemplare bestellt werden.

Die Aufsichtsratsevaluation wird zunehmend auch als Instrument genutzt, um den „modernen“ Aufsichtsrat in seiner qualitativen und personellen Besetzung weiter zu optimieren. Im Mittelpunkt der Evaluierung steht dabei oft das Zusammenspiel zwischen Vorstand und Aufsichtsrat, insbesondere bei der künftigen strategischen Ausrichtung des Unternehmens, die Analyse der Strukturen und Prozesse innerhalb der Arbeit des Aufsichtsrates sowie die Aufdeckung von möglichem Optimierungspotenzial.

In der Praxis gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, eine Evaluierung des Aufsichtsgremiums durchzuführen:

Interne Selbst-Evaluierung

Nimmt der Aufsichtsrat die Evaluierung selbst vor, zeichnet sich in der Regel der Aufsichtsratsvorsitzende vorrangig für die Durchführung der Evaluierung verantwortlich.
Ausgangsbasis ist die Evaluierung im Wege eines Fragebogens. Hier kommt in erster Linie die Verwendung eines standardisierten Fragebogens in Betracht, der bestenfalls ein Bausteinkonzept beinhaltet (siehe Leitfaden). Es empfiehlt sich, den Standardfragebogen auf die jeweiligen Bedürfnisse des Unternehmens zuzuschneiden und damit einer Individualisierung zu unterziehen. Damit kann eine deutlich höhere Qualität bei den Antworten erzielt werden. Die Erfahrungen mit der Durchführung der Effizienzprüfung in den letzten 10 Jahren haben gezeigt, dass der zugrunde gelegte Katalog die Maximalzahl von 30 Fragen nicht überschreiten sollte, damit die Antworten auch entsprechend sorgfältig gegeben werden.

Externe Evaluierung unter Einschaltung von Beratern


Die Evaluation kann auch von externen Beratern durchgeführt werden, die in Absprache mit dem Vorsitzenden des Aufsichtsrates das gesamte Verfahren begleiten, von der Auswahl der geeigneten Fragen, der Entwicklung des Fragebogens, über Einzelinterviews bis zur Auswertung und finalen Analyse. Der Vorteil dieses Weges liegt zweifelsfrei in der unabhängigen Außensicht von externen Beratern. Zudem erlaubt dieses Verfahren eine objektivierte Beurteilung von außen sowohl des Gesamtgremiums als auch einzelner Ausschüsse und Ausschussmitglieder. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass erfahrene Berater auch auf Benchmarks in den jeweiligen Branchen zurückgreifen und so Best-Practice-Ansätze entwickelt werden können.

Weitgehend noch nicht üblicher Standard ist in Deutschland die jeweils einzelne Evaluierung eines jeden Aufsichtsratsmitgliedes durch dessen Kollegen. Dies gilt in gleichem Maße für die Einbeziehung von Vorstandsmitgliedern und deren Evaluierung durch die einzelnen Aufsichtsratsmitglieder. Dies ist ein Verfahren, das sich vor allem bei der Einschaltung externer Berater anbietet.

Kombination von externer und interner Evaluierung


Wer bei der Board Evaluation eine sehr gründliche Analyse anstrebt, der kann auch verschiedene Elemente der beiden Methoden kombinieren. So kann sich der Aufsichtsrat bei der Selbst-Evaluation hinsichtlich der Auswahl der Fragen extern beraten lassen oder aber der eigenen Umfrage Einzelinterviews mit externen Beratern folgen lassen. Zum Teil wird auch eine unabhängige Sichtung der dem Aufsichtsrat zur Verfügung gestellten Unterlagen und der Berichte auf der Basis der Sitzungsprotokolle von Dienstleistern angeboten, um die Qualität und Vollständigkeit der dem Aufsichtsrat erteilten Informationen zu überprüfen.
Hier sind unterschiedliche Kombinationen möglich.

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Der Leitfaden ist auch als ausfüllbaren PDF-Version erhältlich. Die Online-Befragung auf der Basis eines PDF-Dokumentes ermöglicht eine effiziente Durchführung der Befragung und bietet die Möglichkeit, diese bei Bedarf auch anonymisiert durchzuführen. Den kompletten Online-Leitfaden erhalten Sie im Shop des Bundesanzeiger Verlages. Gerne bieten wir Ihnen auch Unterstützung bei der Auswahl einzelner Fragen und der Erstellung  eines auf Ihre Bedürfnisse gekürzten und angepassten Fragebogens an.

Gerne beraten wir Sie bei der Durchführung der Aufsichtsratsevaluierung. Hierzu bieten wir Ihnen je nach Bedarf unterschiedliche Dienstleistungen an und stellen das für Sie passende Paket zusammen. So unterstützen wir Sie gerne z.B. durch:

  • Zusammenstellung eines individuellen Fragebogens auf der Basis des umfangreichen Leitfadens
  • Durchführung der Umfrage bei den Aufsichtsräten und Zusammenstellung der Ergebnisse in einem Gesamtreport
  • Beratung bei der Zusammenstellung der Fragen und Kommentierung der Ergebnisse nach erfolgter Umfrage unter Hinzuziehung weiterer Experten aus unserem Netzwerk des Arbeitskreises deutscher Aufsichtsrat (AdAR) e.V. wie z.B. Wirtschaftsprüfer oder spezialisierter Personalberater


Sprechen Sie uns an, wir unterbreiten Ihnen gerne ein individuelles Angebot.

Jörg Schick

Tel.: 0221 97668 186

5 Gute Gründe für eine Evaluation

  • Optimale Vor- und Nachbereitung von Neu- oder Zuwahlen in den Aufsichtsrat durch ideale Anforderungsprofile für einzelne Aufsichtsräte und den Gesamtaufsichtsrat
  • Benennung und ideale Besetzung der erforderlichen Ausschüsse
  • Synchronisierung der Besetzung im Aufsichtsrat mit den Anforderungen an die Unternehmensstrategie
  • Sicherstellung effizienter Prozesse
  • Sicherstellung der besten Information des Aufsichtsrats durch internes und externes Berichtswesen

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Effizienzprüfung im Aufsichtsrat

Ein Leitfaden zur Evaluation des Aufsichtsrats

Prüfen und steigern Sie die Leistungsfähigkeit des Aufsichtsrats

ISBN: 978-3-8462-0463-4

Preis: € 1.470,00

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