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Hinweis zur Rechnungslegung

Die Rechnungslegung ist eine geordnete Auflistung über die vom Betreuer zu verantwortende Verwendung des Vermögens und des Einkommens. Der Kern der  Rechnungslegung ist die Aufstellung über die Einnahmen und Ausgaben.

Ob Sie zur Rechnungslegung verpflichtet sind, hängt u. a. vom Aufgabenkreis und dem Verwandtschaftsverhältnis zum betreuten Menschen ab. Das Amtsgericht kann von jedem Betreuer die Rechnungslegung verlangen. Ob Sie zur Rechnungslegung verpflichtet sind, sollte von Beginn der Betreuung an klar sein. Die benötigte Information erhalten Sie vom Rechtspfleger. Auf jeden Fall sollten die Geschäfte so geführt werden, dass eine Rechnungslegung möglich ist. Der Betreuer hat sich auf jeden Fall nach dem Ende der Betreuung gegenüber dem Rechtsnachfolger (z. B. gegenüber den Erben; für den Fall der Aufhebung der Betreuung gegenüber dem betreuten Menschen) für die ordnungsgemäße Erledigung der Geschäfte zu verantworten. Es ist daher immer zu empfehlen, die Verwendung von Einkommen und Vermögen genau zu dokumentieren. Der Betreuer haftet persönlich für verursachte Schäden.

Das Vermögensverzeichnis dokumentiert den Bestand zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Betreuung. Die Rechnungslegung beginnt mit diesem Bestand. Sorgen Sie von Anfang an für eine klare Vereinbarung hinsichtlich der Befugnis, über Einkommen, Konten und Vermögen zu verfügen. Über ein und dasselbe Konto sollte neben dem Betreuer kein Dritter – auch nicht der betreute Mensch – verfügen können. Verfügen mehrere Personen über ein und dasselbe Konto, wird es schwierig im Einzelfall nachzuweisen, wer die jeweilige Verfügung zu verantworten hat. Sollen Dritte über Teile des Einkommens oder Vermögens verfügen können, ist eine klare Trennung ratsam, indem z. B. ein weiteres Konto, über das nur der betreute Mensch oder etwa die Haushälterin verfügen kann, eröffnet wird.

Die geordnete Aufstellung der Rechnungslegung kann an Hand der hier vorgeschlagenen Systematik, insbesondere, wenn es sich lediglich um die Verwaltung von 1 bis 4 unterschiedlichen Konten handelt, erstellt werden. Konten, die lediglich eine jährliche Zinsverbuchung ergeben, sind hierbei nicht mitgezählt. Hier reicht es aus, dem Gericht eine Kopie des Sparbuches oder des Kontoauszuges zu übersenden und den Kontostand auf dem Deckblatt mit zu erfassen. Für die Verwaltung einer höheren Zahl von Konten und eines größeren Vermögens sind regelmäßig entsprechende Fachkenntnisse erforderlich. Sofern sie nicht selbst über diese Kenntnisse verfügen, sollten Sie einen Steuerberater oder Vermögensverwalter hinzuziehen.

Überprüfen Sie zu Beginn, ob die Komplexität der vorhandenen Kontoführung vereinfacht werden kann. Grundsätzlich empfiehlt es sich, die Zahl der Konten so weit wie möglich zu reduzieren. Hierdurch gegebene wirtschaftliche Nachteile (Zinsverluste) müssen in Relation zu den mit der Verwaltung einer komplexen Kontenführung entstehenden Kosten (z. B. Vergütung des Betreuers) gesehen werden.

Die vorgeschlagene Systematik (hier können Sie eine entsprechende Excel-Datei herunterladen: Rechnungslegung Tabelle) besteht aus einem Vorblatt und einer tabellarischen Aufstellung der Kontobewegungen. Diese Aufstellung sollte regelmäßig geführt werden, um den Überblick zu behalten und den Aufwand gering zu halten. Zudem vermeiden Sie, dass zu einem späteren Zeitpunkt fehlende Belege nur schwer beschafft werden können. Tragen sie in die Tabelle zunächst in dem dafür vorgesehenen Feld den Namen des betreuten Menschen ein, für den die Finanzbuchhaltung erstellt wird. In den Spaltenüberschriften tragen Sie die vorhandenen Konten ein. Als Kontobezeichnung wird die Unterscheidung zwischen Girokonto, Sparkonto, Anlagekonto etc. verstanden. An erster Stelle sollte das hauptsächlich verwendete Girokonto genannt werden. Sollten öfter bare Zahlungen erfolgen, wäre hierfür eine Handkasse einzurichten. Die Kontobezeichnung in der Aufstellung könnte entweder „Handkasse“  oder „Verwahrgeld beim Betreuer“ sein.

Jede Kontobewegung erhält eine eigene Zeile. Die Ordnung ergibt sich nach dem zeitlichen Ablauf. Umbuchungen werden auch, wenn das Datum des Ausganges nicht mit dem Datum des Einganges auf dem anderen Konto übereinstimmt, in einer Zeile erfasst. Das verbessert die Übersicht. Als Datum wird der Ausgang gewählt. Ein Beleg ist nicht erforderlich. Soweit die Buchung aus einem Kontoauszug zu ersehen ist, wird die Nummer des Kontoauszuges als Belegnummer eingetragen.

Die zugehörigen Belege werden getrennt nach Konten und chronologisch nach Datum sortiert und nummeriert. In der Aufstellung wird die Nummer des Kontoauszuges eingetragen. Die vorhandenen Belege werden dem jeweiligen Kontoauszug zugeordnet. Jede Kontobewegung muss sich durch einen Beleg nachvollziehen lassen. Daueraufträge, Lastschriften oder andere wiederkehrende Kontobewegungen haben vertragliche oder andere Rechnungen zur Grundlage. Diese müssen nicht zu jeder einzelnen Buchung kopiert und hinzugefügt werden, müssen aber ggf. vorgelegt werden können.
Anfangs- und der Endbestand werden auf das Deckblatt übertragen.

Vergessen Sie nicht, die Rechnungslegung zu unterschreiben.
Die Form der Rechnungslegung ist nicht einheitlich geregelt. Sollten Sie Zweifel haben, kann Ihnen der zuständige Rechtspfleger weiterhelfen.

Jürgen Thar, aus: Leitfaden Betreuungsrecht, 5. Auflage 2009. mehr

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