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Aktenführung

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Eine gute Aktenführung erleichtert die Arbeit. Adressen oder andere Informationen können leichter gefunden werden. Sich wiederholende Arbeitsabläufe können schneller erledigt werden. Verschiedene Anträge erfordern die Vorlage unterschiedlichster Belege. Die geordnete Aktenführung erleichtert die Zusammenstellung der benötigten Unterlagen.
Die Aktenführung besteht jedoch nicht nur aus der Sammlung von Belegen und anderen wichtigen Dokumenten, sondern enthält auch die Dokumentation der vom Betreuer vorgenommenen Handlungen. Die regelmäßige Führung dieser Dokumentation erleichtert den Jahresbericht und ermöglicht im Haftungsfall den Nachweis der Handlungen des Betreuers.
Eine Möglichkeit der Aktenführung besteht darin, sich einer an den Aufgabenkreisen orientierten thematischen Struktur zu bedienen. Die Unterteilung der Akte kann durch farbige oder entsprechend beschriftete Laschen erfolgen. Innerhalb der einzelnen Themen empfiehlt sich eine am Datum der einzelnen Unterlagen orientierte Ablage.


Folgende Einteilung der Akte hat sich in der Praxis bewährt:

  • betreuungsrechtliche Angelegenheiten (Gutachten aus dem Betreuungsverfahren, Beschlüsse, Vermögensverzeichnis, Anträge, Berichte, Rechnungslegung usw.);
  • Einkommen (aus der Verwaltung von Immobilien/Betrieben, Lohn, Rente, Betriebsrente, Leistungen der Arbeitsagenturen, Sozialhilfeleistungen usw.). Bei mehreren Einkünften sollte jedem Einkommen eine eigene Lasche zugeordnet werden;
  • Wohnen (Kaufvertrag, Grundbuchauszug, Urkunden zum Wohnrecht, Miet-, Nutzungsvertrag, Energiekosten, Nebenkostenabrechnung, Gundbesitzabgaben usw.);
  • Versicherungen;
  • Konten (Girokonto, Sparkonto, Bausparkonto, Anlagevermögen usw.). Bei mehreren Konnten sollte jedem eine eigene Lasche zugeordnet werden;
  • Schulden. Bei mehreren Gläubigern sollte jedem eine eigenen Lasche zugeordnet werden;
  • weitere thematische Schwerpunkte;
  • sonstiger Schriftverkehr.

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