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Unternehmen von Zollprüfungen überrascht

Unternehmen von Zollprüfungen überrascht

Neue Herausforderungen für Wirtschaftsbeteiligte: Die Zollbehörden haben in Bezug auf Betriebs- bzw. Außenprüfungen und Überwachungsmaßnahmen ihre Systematik derart geändert, dass Sie darauf mit entsprechenden Compliance-Maßnahmen in Ihrem Unternehmen reagieren müssen.

Beispiel: Legten die Zollämter bisher den Prüfungsschwerpunkt auf Kontrollmaßnahmen bei der Import- und Exportabfertigung, prüfen sie nun mehr verstärkt auftragsbegleitend und nachträglich - und zwar intensiv vor Ort des Beteiligten. 

Neu und zusätzlich bildet der Bereich des sogenannten „Monitorings“ einen Schwerpunkt des zollseitigen Risiko- und Überwachungsmanagements. Auch bezogen auf die Auswahl des zu prüfenden Wirtschaftsbeteiligten hat sich ein Wandel in der Systematik vollzogen. Erfolgte bisher die Auswahl des zu Prüfenden eher unsystematisch, steckt heute ein stringentes Prüfungsmanagement dahinter. Anhand risikoorientierter Prüfungspläne, die auf einer breiten Daten-, Informations- und Hinweisgeberbasis beruhen, wird das zur Prüfung herangezogene Unternehmen ausgewählt. Die betroffenen Wirtschaftsakteure sind häufig sehr überrascht, wie gut die Behörden sowohl personen- als auch unternehmensbezogen informiert sind. 

Fundamental geändert haben sich aber auch Strategie, Durchführung und Methodik der Betriebsprüfungen. Jetzt wird der Fokus bei der Prüfung nicht mehr ausschließlich auf Verfehlungen in der Vergangenheit gelegt. Vielmehr versuchen die Prüfungsstellen heute Prognosen darüber zu erstellen, wie Ihr Unternehmen auf den steuerrelevanten Gebieten künftig agieren wird. Daraus versuchen sie wiederum abzuleiten, wie hoch die Wahrscheinlichkeit für Verfehlungen Ihrerseits in der Zukunft ist. Hierbei kommt der risikobasierte Ansatz der Behörden zum Tragen. Zwar werden natürlich nach wie vor die zurückliegenden Prüfungszeiträume ein gehend untersucht und dort gemachte Fehler aufgenommen – ändern lässt sich daran aber im Grunde nichts mehr. Dies gilt insbesondere für die Exportkontrolle: Diesbezügliche Verfehlungen, bspw. ungenehmigte Ausfuhren, können nicht mehr korrigiert, und bei medialem und/oder politischem Schaden auch nicht mehr angemessen restituiert werden.

Betriebsprüfung: Von der Beanstandung zum Risiko

Von weitaus größerem Interesse ist seitens Behörden vielmehr, wie wahrscheinlich es ist, dass zukünftig gleichgelagerte bzw. weitere Verfehlungen beim Beteiligten auftreten. Die Prüfungsfeststellungen werden – von direkten Nacherhebungen oder auch Ahndungsmaßnahmen abgesehen – also weniger im Lichte eines Wiedergutmachungs-oder auch Strafgedankens, sondern vielmehr einer Risikoprognose ausgewertet. Beanstandungen haben damit eine deutlich größere indirekte bzw. mittelbare Wirkung auf zukünftige Vereinfachungen, Bewilligungen, Zuverlässigkeitseinschätzungen oder auch Prüfungsrhythmen, als auf unmittelbar auf die Fehler folgende Festsetzungen oder auch Strafen. Zudem forschen die Prüfungsstellen auch wenn Prüfungen ohne (größere) Beanstandungen abgeschlossen werden, gezielt nach zukünftigen Risiken.

Betriebsprüfung Vom Einzelfall zur Struktur 

Hierauf reagieren Prüfungsadressaten nicht selten verwundert – warum beschäftigen sich die Prüfer eingehend mit Organigrammen, Arbeits- und Organisationsanweisungen und Prozessbeschreibungen? Warum begnügen sie sich nicht mehr mit den (ordentlich archivierten) zurückliegenden Geschäftsvorfällen auf dem speziellen, in der Prüfungsanordnung genannten Rechtsgebiet? 

Der Ansatz wurde auf breiter Ebene mit und durch die Einführung des Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten (ZWB/ AEO) bekannt: Fragen nach einer geeigneten Verwaltungsorganisation und Internen Kontrollsystemen (IKS), zur wirtschaftlichen Lage und Zahlungsfähigkeit, zu Buchführungs- und IT-Systemen, zur Datenberechtigung und -archivierung, zu Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten bis hin zu Prüfungspfad und Dokumentation haben bei einer Vielzahl von Unternehmen im Antragsverfahren zum AEO zum Aufhorchen und zu großem Aufwand geführt. Aber auch in der Exportkontrolle wird mittlerweile das Vorhandensein eines unternehmensinternen „Internal Compliance Programmes (ICP)“ als obligatorisch angesehen. 

Damit ist es nur folgelogisch, dass die Prüfungs- und Überwachungsstellen ihren Blick von einzelnen Geschäfts-vorfällen oder auch von Handlungen einzelner Personen auf der operativen Ebene hin zum Management und der Unternehmensstruktur von Wirtschaftsbeteiligten richten. Dies findet explizit in den neuen Überwachungs-maßnahmen der bewilligenden Stellen, dem sogenannten „Monitoring“ von Inhabern von AEO-Zertifikaten sowie vereinfachten Zoll- bzw. Anmeldeverfahren („Anschreibeverfahren“ bzw. „Zugelassener Ausführer“) und Präferenzverfahren („Ermächtigter Ausführer“), aber auch zunehmend im Rahmen von „klassischen“ Betriebs-prüfungen statt. Schwerpunkt bildet dabei die Betrachtung der strategischen Aufstellung des Unternehmens im Hinblick auf zollrelevante Prozesse. Die Behörden verlangen in diesem Zuge explizit ausgearbeitete aufbau- und ablauforganisatorische Beschreibungen und Prozessdiagramme sowie klare operative Zuständigkeiten, einschließlich der Benennung eines (strategischen) Gesamtverantwortlichen, in der Regel eines Mitglieds der Geschäftsleitung („Ausfuhrverantwortlicher“). Der Blick der Behörden geht damit weg vom (operativen) Fehler und der Person (Sachbearbeiter) und hin zur Organisation und der dahingehenden Verantwortlichkeit (Management).

Weitere Informationen erhalten Sie in dem Beitrag: „Betriebsprüfungen und Compliance im Außenhandel. Gewandelter Prüfungsansatz der Behörden erfordert umfassende Compliance im Unternehmen“ von Dr. Michael Jung, in: „AW-Prax (Außenwirtschaftliche Praxis)“, Ausgabe September 2014.

Quelle: Zeitschrift „AW-Prax (Außenwirtschaftliche Praxis)“, Ausgabe September 2014.

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