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Video Proforma-Rechnung: Umgang in der Praxis

© Georg Eder, RAe Eder

Sinn und Zweck einer Pro-forma-Rechnung

Wenn Sie Handelsgeschäft mit Drittländern tätigen, unterliegen Sie einer Deklarationspflicht, der Sie auch beispielsweise im Falle von Ersatzlieferungen ohne Zahlungsaufforderung nachkommen müssen. Beispielsweise muss bei Ersatzteillieferungen innerhalb der Garantiezeit der Warenwert für Zollzwecke angegeben werden, auch wenn der Kunde diesen Betrag nie begleichen wird. Hierzu müssen Sie eine so genannte Pro-forma-Rechnung ausstellen. Eine Pro-forma-Rechnung soll den Wert einer Ware deklarieren, ohne deren Empfänger zur Zahlung aufzufordern. Beachten Sie: Die falsche Ausstellung von Rechnungen und Pro-forma-Rechnungen kann zu bußgeldrechtlichen, aber auch strafrechtlichen Konsequenzen führen. Des Weiteren kann sie eine Zollschuld oder eine Haftungsschuld begründen. Unter anderem müssen Sie, damit die Zollverwaltung eine Pro-forma-Rechnung anerkennt, diese auch als solche bezeichnen. Im grenzüberschreitenden Warenverkehr ist die Bezeichnung „Pro-forma-Invoice“ zu empfehlen.

Besonderheiten bei Mustersendungen

Bei Mustersendungen ist darauf zu achten, dass ein realistischer Warenwert angegeben wird. Als Muster kommen zum einen Waren in Betracht, die so beschaffen oder hergerichtet sind, dass sie erkennbar nur zum Gebrauch als Muster oder Probe geeignet sind, bis zu einer angemessenen Menge der Waren. Zum anderen gelten als Muster Waren von einer Menge von bis zu fünf Mustern oder Proben, die einen Warenwert von 50,– € nicht überschreiten, sofern eine Kennzeichnung der Ware als Muster oder Probe nicht zugemutet werden kann.

Fundstelle
Art. 86 ff. Zollbefreiungsverordnung, Dienstvorschrift Z 0816 Abs. 2 der deutschen Zollverwaltung, siehe auch www.zoll.de

Tipp
Es sollte vermieden werden, den Warenwert vorsätzlich für die Zwecke des Erhalts der Zollbefreiung soweit herabzustufen, dass die oben genannte Wertgrenze unterschritten wird. Dies führt zu unrealistischen Warenwerten, die spätestens bei einer Betriebsprüfung auffallen würden. Sollte es nicht möglich sein, zum Zeitpunkt der Abgabe der Zollanmeldung einen korrekten Warenwert anzugeben, z.B., weil noch nicht alle warenspezifischen Informationen vorliegen, muss ggf. zu einem späteren Zeitpunkt der korrekte Zollwert nachgemeldet werden. In Betracht käme auch die  Abgabe einer unvollständigen Zollanmeldung. In dieser erfolgt lediglich ein Hinweis auf den Zollwert. Erst bei Abgabe der ergänzenden Zollanmeldung muss der Zollwert verbindlich festgesetzt werden.


Der Vorteil einer Pro-forma-Rechnung ist, dass diese nicht als offener Posten im Buchhaltungssystem auftaucht und deshalb der Kunde auch nicht versehentlich bei Nichtzahlung gemahnt wird. Durch eine Pro-forma-Rechnung soll weder bei dem Aussteller noch bei dem Empfänger eine Buchung ausgelöst werden.

Welche Bestandteile außerdem Voraussetzung für eine korrekte Pro-forma-Rechnung sind und in welchen Fällen eine solche ausgestellt werden muss, erfahren Sie in dem Beitrag:

Zollrecht: Pro-forma-Rechnungen" von Manuel Sieben, in: „Der Zoll-Profi!", den Sie im Folgenden kostenlos dowloaden können!

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