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Sichere Handelsgeschäfte mit der passenden Zollsoftware

Sichere Handelsgeschäfte mit der passenden Zollsoftware

Damit Sie Ihre internationalen Handelsgeschäfte reibungslos abwickeln können, ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen auf elektronischem Wege außenhandels-, zoll- und steuerrechtliche Informationen zum richtigen Zeitpunkt im geforderten Format an die entsprechenden Adressaten übermitteln kann. Dazu bedarf es einer den Anforderungen entsprechenden Zollsoftware, die Ihnen dabei hilft, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, Fehler zu reduzieren, strategische Entscheidungen zu treffen oder auch Geschäftsabläufe permanent zu optimieren. 

Mit der passenden Software können Sie Liefergeschäfte meist schneller, zuverlässiger, risikoärmer und auch kostengünstiger abwickeln. Das setzt jedoch voraus, dass Sie die richtige Software anschaffen und diese in einem strukturiert geplanten Implementierungsprojekt im Unternehmen einführen. Leichter gesagt als getan. Denn zunächst einmal müssen Sie identifizieren, wer in Ihrem Unternehmen für den Einkauf einer solchen Software zuständig ist. Das könnte die IT-Abteilung sein, aber auch die Fachabteilung oder der zentrale Einkauf. Ist diese Frage beantwortet, stellt sich schon die nächste: Wie und wo findet man den richtigen Software-Anbieter? Alleine für die Anbindung an das Verfahren Ausfuhr (EXP) mit ATLAS in Deutschland soll es mehr als 80 von der deutschen Zollverwaltung zertifizierte Händler geben. 

Nicht im Software-Anbieter-Dschungel verirren

Einen ersten Überblick bietet der jährlich erscheinende AW-Prax „Service-Guide“, der einige am Markt befindliche Händler von Zollsoftwarelösungen vorstellt. Oder Sie schauen sich einmal die ATLAS-zertifizierten Anbieter auf der Homepage der deutschen Zollverwaltung (www.zoll.de) an. 

Internet-Recherche, Empfehlungen von Geschäftspartnern, Unterstützung von externen Beratern oder der Besuch von Fachmessen können ebenfalls helfen, den passenden Händler zu finden. Aber bitte ein Schritt nach dem anderen: Bevor Sie sich auf die Händler-Suche begeben, sollten Sie zunächst einmal bestimmen, wofür bzw. für welche Verfahren Sie die Zollsoftware einsetzen möchten. Und was Sie dafür in Ihrem Unternehmen beachten und in Gang setzen müssen: Zum Beispiel die Höhe des Budgets oder die IT-Voraussetzungen. 

Tipp: Machen Sie aus Ihrem Vorhaben ein Projekt. Bestimmen Sie ein Projekt-Team und legen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten fest. Ein vernünftiger Zeitplan darf natürlich auch nicht fehlen.

Aufsetzen eines Projektes „Zollsoftware“

Ihr Projektteam sollte mindestens aus Einkauf, Fachabteilung Export/Zoll, IT-Abteilung und neutraler Projektleitung bestehen. Für den Ausschreibungsprozess zeichnet meist der Einkauf hauptverantwortlich und legt die Rahmenbedingungen dafür fest. Die Fachabteilung stellt die funktionalen Anforderungen, die IT-Abteilung die technischen Anforderungen an die Zollsoftware zur Verfügung. Wählen Sie außerdem einen Projektleiter aus, der weder aus der Fachabteilung noch aus der IT-Abteilung kommt. So können Sie sicher sein, dass ihr Projekt unparteiisch geleitet wird. Denn gerade bei Zollsoftwareprojekten sind Interessenskonflikte zwischen IT und Fachabteilung vorprogrammiert. Während die Fachabteilung den Fokus auf eine möglichst hohe funktionale Abdeckung, die Möglichkeit zur Automatisierung von Zollprozessen, eine anwenderfreundliche Bedienung und komfortable Werkzeuge zur täglichen Arbeit legt, achtet die IT-Abteilung auf eine unkomplizierte Installation und Implementierung, auf Schnittstellen, Integrierbarkeit, Konformität mit internen IT-Standards und einen möglichst geringen Wartungsaufwand im laufenden Betrieb.

Ein neutraler Projektleiter kann im Projekt die Balance zwischen den verschiedenenInteressen herbeiführen. Temporär ergänzt wird das Projektteam durch „Subject Matter Experts“ wie z.B. Vertrieb, Einkauf, Rechtsabteilung, Betriebsrat etc., die beratend zu den einzelnen Themen herangezogen werden. 

Die Ausschreibung

Eine ordentliche Ausschreibung ist das A und O bei der Anschaffung einer neuen Zollsoftware. Sie ist das einzige Mittel, eine Vergleichbarkeit zwischen den verschiedenen Angeboten herzustellen. Eine gute Ausschreibungsunterlage unterstützt sowohl das Unternehmen als auch den Softwareanbieter, da darin klar festgelegt ist, welche Funktionen die Software mitbringen muss und welche Rahmenbedingungen im Unternehmen bestehen, um diese erfolgreich zu implementieren. Diese eindeutige Definition erleichtert nicht nur dem Unternehmen die abschließende Auswahl, sie ermöglicht auch den Softwareanbietern, ein auf das Unternehmen perfekt zugeschnittenes Angebot abzugeben. In jedem Fall verhindert es späteren Ärger bei der Einführung aufgrund von Missverständnissen und falschen Erwartungen. Daher sollte unbedingt genügend Zeit für die Ausformulierung einer strukturierten Ausschreibungsunterlage eingeplant werden.

Es ist ratsam, nur eine begrenzte Anzahl Softwareanbieter in die Ausschreibung einzubeziehen. Meist reduziert sich diese Anzahl von selbst, sobald das Anforderungsprofil steht. Den Softwareanbietern sollte ein Zeitraum von mehreren Arbeitswochen zur Angebotsabgabe eingeräumt werden. In dem Zeitplan für den Anfrageprozess sollte ein Zeitfenster für Nachfragen seitens des Softwareanbieters enthalten sein sowie ein festes Datum, bis wann diese beantwortet werden. Dies kann schriftlich oder z.B. im Rahmen einer Telefonkonferenz stattfinden. So erhält das Unternehmen auch einen ersten Eindruck von dem Softwareanbieter. 

Eine erfolgreiche Ausschreibung stützt sich auf eine detaillierte Abfrage von vier Grundpfeilern. Um welche  es sich dabei handelt, erfahren Sie in dem Beitrag: „Zollsoftwareprojekte. Gezielte Auswahl und erfolgreiche Implementierung einer Software für das Export- und Zollmanagement“ von Angela Fankhänel, in: „Der Zoll-Profi!“, Ausgabe Mai 2017. 

Quelle: Zeitschrift „Der Zoll-Profi!“, Bundesanzeiger Verlag, Köln

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