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Mit simulierten Betriebsprüfungen Zollverstöße vermeiden

Die papiergestützte Aufbewahrung und Verarbeitung von steuerlich relevanten Stamm- und Bewegungsdaten ist wahrscheinlich auch in Ihrem Unternehmen nicht mehr up-to-date, denn mittlerweile setzen die meisten Firmen auf IT-gestützte Datenverarbeitungssysteme. Dadurch erhöht sich jedoch nicht nur das Datenvolumen und der Automatisierungsrad Ihrer Geschäftsprozesse, sondern auch das Fehler- und Manipulationsrisiko bei der Datenverwaltung und deren Verarbeitung. Letzteres gilt es zu beachten, denn ein fehlerfreies Datenhandling ist unter anderem auch die Voraussetzung für eine erfolgreich verlaufende Betriebsprüfung sowie Zoll- und Außenwirtschaftsprüfung. 

Bei diesen Kontrollen werden die von Ihnen in digitalisierter Form eingereichten steuerlich relevanten Daten von den zuständigen Behörden mittels einer toolbasierten Analyse geprüft. Auf Verlangen des Steuerprüfers müssen Sie im Rahmen dieser Untersuchung zusätzlich geforderte Daten ad hoc liefern können. Die stete Verfügbarkeit und der direkte Zugriff auf Ihre Daten ermöglicht die so genannte „GDPdU-Schnittstelle“, die mittlerweile von vielen ERP-Systemherstellern angeboten wird. Mit dieser Schnittstelle können Sie die relevanten Daten in vorgeschriebener Form, d.h. entsprechend den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) “ für die Betriebsprüfung bereitstellen. 

Die Finanzverwaltung führt dann die Analyse des Gesamtbestandes der von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten mittels der Datenanalysesoftware „IDEA“ aus, die Auffälligkeiten bzw. ungewöhnliche Geschäftsvorfälle effizient ermittelt und weitergehend prüft. Mit diesem Verfahren steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die Behörden Fehler in Ihren Geschäftsvorfällen entdecken. 

Vermeiden Sie dieses Risiko, indem Sie vorab selber eine Betriebsprüfung simulieren. So erhalten Sie die Sicherheit, die gesetzlichen Anforderungen erfüllen zu können. 

Hinweis
Grundsätzlich sind drei verschiedene Arten des Zugriffs auf die steuerlich relevanten Daten vorgesehen:
 

  • der „unmittelbare Datenzu griff“ (Z1),
  • der „mittelbare Datenzugriff“ (Z2) und die
  • Datenträgerüberlassung (Z3).  

Da sich erst im Rahmen der Prüfung ergibt, welche steuerlich relevanten Daten der Steuerprüfer verlangt, benötigen Unternehmen Systeme, die den gezielten und stets verfügbaren Zugriff auf eben diese Daten ermöglichen.

Beispiel: Identifikation und Analyse von innergemeinschaftlichen Lieferungen mit IDEA

Geschäftsvorfälle, bei denen es sich um innergemeinschaftliche Lieferungen handelt, können anhand der Stamm- und Bewegungsdaten i.d.R. leicht identifiziert und weiter ausgewertet werden.

Dazu können zunächst die Länderkennzeichen in den Kundenstammdaten ausgewertet werden, um ausländische Kunden des Geprüften zu extrahieren. Anhand einer Verknüpfung der identifizierten Debitorenkonten mit Auslandsbezug mit den gelieferten Bewegungsdaten für das zu prüfende Geschäftsjahr (Buchungsjournal) können die zu prüfenden grenzüberschreitenden innergemeinschaftlichen Lieferungen identifiziert werden.

Um zu prüfen, ob die gesetzlichen Anforderungen an eine umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung eingehalten werden, können die Debitorenstammdaten beispielsweise auf fehlende oder fehlerhafte Umsatzsteuer-Identifikationsnummern analysiert werden. 

Link
Ein Merkblatt zum Aufbau der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer finden Sie unter www.bzst.de | Steuern International | Merkblätter

Des Weiteren können die Bewegungsdaten auf verwendete Steuerschlüssel analysiert werden, um Geschäftsvorfälle mit ungewöhnlichen bzw. unerwarteten Steuerschlüsseln einer weitergehenden Prüfung auf Belegebene zu unterziehen. 

Die von den Finanzbehörden eingesetzte Datenanalysesoftware weist keine Unterschiede zu der frei käuflichen IDEA-Version auf, sodass jedem Unternehmen grundsätzlich die Möglichkeiten einer Datenprüfung „mit der Brille des Finanzbeamten“ zur Verfügung stehen. 

So kann ein Unternehmen eine Simulation von Betriebs- und/oder Sonderprüfungen jederzeit durchführen, um bereits im Vorfeld einer Betriebsprüfung Gewissheit über die Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen und die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems zu erlangen.

Identifizierte Schwachstellen im internen Kontrollsystem können dadurch identifiziert und behoben werden. Durch die Aufdeckung von fehlerhaften Geschäftsvorfällen können Nach- oder Strafzahlungen vermieden werden. Des Weiteren reduziert sich der Aufwand für Betriebsprüfungen durch eine sorgfältige Vorbereitung.

Weitere Informationen hält für Sie der Beitrag: „Compliance im Außenhandel. Mit Datenanalysen den Durchblick behalten“ von Daniel Onnebrink, in: "Der Zoll-Profi!" Ausgabe April 2014.

Quelle: Zeitschrift "Der Zoll-Profi!", Ausgabe April 2014, Bundesanzeiger Verlag, Köln

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