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Keine Angst vor der Außenprüfung

Keine Angst vor der Außenprüfung

Wenn sich der Außenprüfer ankündigt, gerät vielleicht bei Ihnen und vielen anderen Wirtschaftsbeteiligten das Blut vor Sorge in Wallung. Das ist jedoch nur dann begründet, wenn Sie nicht richtig darauf vorbereitet sind und keine entsprechenden Compliance-Maßnahmen vorweisen können. Die positive Nachricht ist: Das können Sie ändern, wenn Sie sich grundsätzlich schon im Vorfeld mit dem Thema auseinandersetzen und nicht erst nach einer Prüfungsankündigung versuchen, hektisch Maßnahmen aus dem Hut zu zaubern.

Gut ist, dass die Anmeldung bereits die Bereiche aufführt, die die Prüfer unter die Lupe nehmen wollen – und nennt außerdem den Zeitraum sowie die Inhalte (Import, Export, Warenursprung-/Präferenzen), die geprüft werden sollen.

Außerdem müssen Sie wissen, in welche Unterlagen die Prüfer Einblick verlangen. Im Grunde lassen sich die Prüfungsschwerpunkte in drei große Bereiche unterteilen:

  • Aufbauorganisation
  • Ablauforganisation
  • internes Kontrollsystem

Aufbauorganisation: Wie ist das Unternehmen strukturiert?

Im Rahmen der Aufbauorganisation geht es darum zu erfahren, wie Ihr Unternehmen strukturiert ist. Diese Frage umfasst sowohl die interne Struktur als auch – sofern vorhanden – Standorte, ausgelagerte Organisationseinheiten und Unternehmensprozesse. Zum anderen interessieren sich die Prüfer dafür, welche wirtschaftlichen Beteiligungen an oder von anderen Unternehmen bestehen.

Schließlich spielt auch die Frage eine große Rolle, welche Personen in Ihrem Unternehmen für die prüfungsrelevanten Vorgänge verantwortlich sind und welche Stellung sie im Unternehmen haben. Und auch, ob der „Aufgabenträger“ bzgl. seines übertragenen und übernommenen Tätigkeitsfeldes kompetent und der Verantwortung gewachsen ist. Die Außenprüfung fokussiert sich besonders auf:

  • Ein- und Ausfuhranmeldungen und Genehmigungen,
  • Exportkontrolle, Einstufung in ggf. Güterlisten, Einhalten von EU-Verordnungen, zu denen insbesondere die EG-Dual-use-Verordnung (Verordnung (EG) Nr. 428/2009), die Antifolterverordnung (Verordnung (EG) Nr. 1236/2005), die Feuerwaffenverordnung (Verordnung (EU) Nr. 258/2012) und Embargos gehören, sowie auf auf die Außenwirtschaftsverordnung (AWV) und das Außenwirtschaftsgesetz (AWG),
  • Warenbeschreibungen, Qualitätsprüfungen,
  • Kapital- sowie Zahlungsverkehr.

In diesem Zusammenhang müssen Sie den Prüfern mindestens ein übersichtliches Organigramm vorlegen können, das die einzelnen Stellen bzw. Abteilungen und Verantwortungen verdeutlicht.

Ablauforganisation: Wie sind die prüfungsrelevanten Abläufe gestaltet?

Die sogenannte Ablauforganisation nimmt im Rahmen der Außenprüfung eine weitere zentrale Rolle ein. Im Zusammenhang mit der Ablauforganisation untersuchen die Prüfer, wie die prüfungsrelevanten Abläufe im Unternehmen in Bezug auf den Daten-, Waren- und Belegfluss gestaltet sind. Dabei beziehen sich diese Abläufe im Wesentlichen auf den Warenverkehr selbst und ggf. den Technologietransfer sowie den Kapital- und Zahlungsverkehr.

Hierbei spielt der sog. „Prüfpfad“ eine wichtige Rolle. Dieser muss für die Prüfer nachvollziehbar sein. Dem Begriff begegnet man in vielerlei Hinsicht. Gemeint ist damit die vollständige und kurzfristige Nachvollziehbarkeit von außenwirtschaftsrelevanten Vorgängen in den maßgeblichen von dem Unternehmen genutzten Buchführungssystemen anhand von Verbindungen zwischen Warenbewegungen, Datenerfassung und Buchungsbelegen. Vom gleichen Gewicht sind das IT-Verfahren und die hierfür genutzte Software in den einzelnen prüfungsrelevanten Bereichen (z.B. Finanzbuchhaltung, Waren-/Materialwirtschaft, steuerliche Lagerbuchführung, Zollabwicklung, usw.).

Weitere Prüfungsschwerpunkte sind zum einen die Stammdatenverwaltung und Datenarchivierung: Welche prüfungsrelevanten Daten werden als Stammdaten erfasst, wie und von wem werden diese gepflegt und wer
kann auf die Daten verändernd zugreifen? Wann, wie, wo und wie lange werden prüfungsrelevante Daten archiviert und wie können sie wieder zur Verfügung gestellt werden?

Schließlich sind von dem Unternehmen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und der digitalen Prüfbarkeit von Unterlagen einzuhalten. Nicht zu unterschätzen ist ebenso die Verfahrensdokumentation, insbesondere die sachlogische Beschreibung der

  • fachlichen Aufgaben,
  • der Schlüsselverzeichnisse und
  • der Schnittstellen zu anderen Systemen.

In Arbeitsanweisungen sollten die einzelnen Prozesse beschrieben und die Zuständigkeiten klar geregelt sein.

Internes Kontrollsystem

Zuletzt interessieren sich die Prüfer für das interne Kontrollsystem des Unternehmens. Hierbei kommt es auf die Art der Kontrollmöglichkeiten und die Regelmäßigkeit der Kontrollen an.
Darüber erfahren Sie mehr im dem Beitrag: „Hilfe, der Prüfer kommt!“ – „Na, und?“ Vorbereitung auf Außenprüfungen von Dr. Rima Hannemann-Kacik, in: „Der Zoll-Profi!“, Ausgabe Dezember 2016.

Quelle: Zeitschrift "Der Zoll-Profi", Bundesanzeiger Verlag, Köln

Lesen Sie auch: "Ausfuhranmeldungen fehlerfrei und rechtssicher ausfüllen"

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