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Außenwirtschafts-Compliance: Bedeutung für exportorientierte Unternehmen

Außenwirtschafts-Compliance: Bedeutung für exportorientierte Unternehmen

Das Thema Compliance Management in Unternehmen gewinnt zunehmend an Bedeutung. Nicht zuletzt, weil Skandale wie der VW-Fall gezeigt haben, wie wichtig ein Compliance Management System (CMS) zum Schutze von Organisationen und ihren Mitgliedern ist – und darüber hinaus zur Sicherung der zivilen Bevölkerung vor Wirtschaftskriminalität und deren Folgen. Unternehmen, die bis dato noch kein CMS hatten, treiben nun die Implementierung eines solchen Systems voran. Unterstützt werden sie dabei von der ISO 19600 , deren Veröffentlichung als „deutsche“ DIN-Norm für Sommer 2016 geplant ist. Die Norm legt international einheitliche Rahmenbedingungen und Anforderungen für Compliance-Organisationen fest. Hinweis: Grundinformationen zum Standard finden sich unter www.iso19600.info – kostenpflichtig abrufbar unter www.iso.org.

Auch im Bereich der Exportkontrolle spielt das Thema „Compliance“ bzw. „Außenwirtschafts-Compliance“ eine große Rolle. Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) empfiehlt exportorientierten Unternehmen das Einrichten interner Compliance-Programme (sog. Internal Compliance Programme – ICP), und hat dazu einen Leitfaden veröffentlicht, abrufbar hier

Das Bundesamt weist aber ausdrücklich darauf hin, dass es kein allgemeingültiges ICP gibt! Vielmehr richtet sich die Ausgestaltung des Systems nach der Größe und der Risikolandschaft (Güterart, Länderkreis, Anzahl der Ausfuhren und Endverwendung) des jeweiligen Unternehmens. 
Wichtig ist: Ein funktionierendes ICP sollte sicherstellen, dass gewisse Pflichten erfüllt werden (auch Zuverlässigkeitsgrundsätze genannt). 

Folgende Kriterien bzw. Pflichten sollte ein ICP nach Ansicht des BAFA erfüllen:

  • Personalauswahlpflicht (zuverlässiges Personal und seine Ausstattung), 
  • Personalweiterbildungspflicht (regelmäßige Fortbildung),
  • Organisationspflicht, darunter
    • Aufbauorganisation, also u. a. Zuweisung von Zuständigkeiten für den Außenwirtschaftsbereich, und
    • Ablauforganisation, also ein solcher Aufbau des Unternehmens, um Compliance-Verstöße zu
      verhindern, wobei eine zentrale Koordinierungsstelle für sinnvoll erachtet wird, sowie
  • Überwachungspflichten, die geeignete Kontrollmaßnahmen sowie regelmäßige Prüfung der Funktionsfähigkeit des ICP festlegen. 

Wenn Sie bereits ein CMS in ihrem Unternehmen installiert haben, dann stellen Sie sich möglicherweise die Frage, ob Sie ein ICP in Ihr CMS integrieren können oder zusätzlich als Stand-Alone-System benötigen.

Integration der ICP-Kriterien in ein einheitliches CMS

Ähnlich wie es das BAFA für ICP ausführt, trifft es auch für CMS zu, dass es kein Muster-System gibt, das dem Bedarf aller Unternehmen einheitlich gerecht werden würde. Beide Systeme basieren somit auf Grundsätzen der Flexibilität und Verhältnismäßigkeit, was bereits eine gute Ausgangsbasis für ihre Integration darstellt. Um einen Vergleich jedoch zu ermöglichen, sei auf einheitliche Kriterien zur Gestaltung eines CMS zurückgegriffen, die der Prozess der globalen Standardisierung in der Form der „ISO 19600 Compliance Management Systems“ hervorgebracht hat (Link: www.iso19600.info).

Dieser Standard eignet sich auch insofern als ein Referenzrahmen, als er voraussichtlich im Sommer 2016 als eine DIN-Norm veröffentlicht wird. Der Standard bietet einen überschaubaren, generischen und mit vielen Beispielen erklärten Leitfaden zum Einrichten, Pflegen und zur Verbesserung von CMS – und das unabhängig vom Organisationstyp. Besonders gut geeignet ist  der Standard auch im Mittelstand (vgl. ausführliche Begründung Makowicz/Stadelmaier, CB 2015, 89ff.).

Im Nachfolgenden wird auf die von der ISO 19600 empfohlenen operativen Schritte für ein CMS eingegangen und nur exemplarisch gezeigt, wie die ICP-Kriterien dort integriert werden können.

Hinweis: Den nachfolgenden Ausführungen, bezogen auf die Ausgestaltung von CMS, liegen die einschlägigen Empfehlungen des ISO 19600:2014 Compliance Management Systems in eigener Übersetzung des Verfassers zugrunde. 

Einleitend sei jedoch erneut betont, dass die Norm die Einführung von CMS auf den Grundsätzen der Verhältnismäßigkeit, Flexibilität und Transparenz empfiehlt, ähnlich wie es das BAFA auch in Bezug auf ein ICP nahelegt.

Jedes CMS ist ein maßgeschneidertes Managementsystem. So viele verschiedene Unternehmenstypen es gibt, so unterschiedlich wird auch ihre Risikolage sein und so unterschiedliche Maßnahmen müssen entsprechend gewählt und angewendet werden. Insbesondere sollten Compliance-Maßnahmen an ihren Zielen gemessen werden und das CMS an sich an die Größe, Natur und Komplexität der Organisation angepasst werden.

Die Transparenz fördert ferner die Kontrollmöglichkeit sowie das Vertrauen – nicht nur im Innen-, sondern auch im Außenverhältnis. Als Hauptziel eines CMS und der dazu gehörenden Bestrebungen sollte die nachhaltige Compliance-Kultur betrachtet werden. Allen Mitgliedern der Organisation sollte der Stellenwert der Compliance – und damit auch der Risiken in der Außenwirtschaft – in ihren täglichem Aufgabenbereich bewusst sein und entsprechend beachtet werden. Wie können aber die Ziele erreicht und wie die einzelnen ICP-Kriterien im Rahmen eines CMS integriert werden?

Eine Antwort darauf erhalten Sie in dem Beitrag: „Integrierte Managementsysteme zur Steuerung der außenwirtschaftsrechtlichen Risiken. Warum macht die Integration des ICP in das CMS Sinn?“ von Prof. Dr. Bartosz Makowicz, in: „Der Zoll-Profi!“, Ausgabe März 2016.

Quelle: Zeitschrift „Der Zoll-Profi!“, Ausgabe März 2016, Bundesanzeiger Verlag, Köln

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