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Vor- und Nachteile integrierter IT-lösungen im Zoll und Außenhandel

Früher mussten Sie als europäischer Exporteur Zollanmeldungen in schriftlicher Form auf dem „Einheitspapier“ oder durch vereinfachte Zollanmeldevordrucke in Kombination mit einer monatlichen Zusammenfassung in Papierform erstellen und bei den Zollbehörden abgegeben. Heute können Sie bei der Ein- und Ausfuhr von Waren das elektronische Zollanmeldeverfahren „ATLAS“ der Europäischen Union nutzen. Um an dem ATLAS-Verfahren zur elektronischen Kommunikation teilnehmen zu können, benötigen Sie eine speziell zertifizierte Softwarelösung, mit der die Zollverwaltung die elektronisch übermittelten Nachrichten verarbeiten kann. Dadurch können Kosten entstehen. Der Vorteil ist jedoch, dass Sie mehr Transparenz in den Anmeldedaten für Zollanmeldungen erhalten. Sie können Daten verproben und auswerten oder interne Prüfungen durchführen (z.B. für einen gewissen Zeitraum, für bestimmte Länder oder auch Waren).

Ein wichtiger Aspekt ist außerdem, dass Sie Zoll- und Außenhandelsaktivitäten (z.B. exportkontrollrechtliche Prüfungen, Zollanmeldeverfahren, Präferenzkalkulationsprozesse etc.) in die betrieblichen Prozessabläufe integrieren können. Beispiel: Erstellen Sie Angebote für einen Kunden, muss der Kunde mittels des Sanktionslistentools vorab geprüft werden (= Teil der Exportkontrolle). Erfolgt hier keine Prüfung, laufen Sie Gefahr, gegen gesetzliche Auflagen zu verstoßen.
Eine Integration in die Unternehmensabläufe sorgt dafür, dass die vorhandenen Unternehmensdaten – also die Echtdaten – für die verschiedenen Aktivitäten in den Verfahren genutzt werden können. Die Zollbehörden greifen im Rahmen von Zollbetriebsprüfungen jeweils auch auf diese Echtdaten zurück.

Neue Möglichkeiten in der Ablauforganisation

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die Zollprozessabläufe bei einer Integration im Unternehmen sichtbar und damit wahrgenommen werden. Prozesse, die nicht einer gewissen Integration unterliegen, werden mithin in den Unternehmen auch in Dokumentationen und IT-technischen Beschreibungen außen vor bleiben. Auch die verschiedenen Unternehmensbereiche (z.B. Einkauf/Beschaffung, Logistik, Finanzen, Vertrieb, IT-Abteilung usw.) werden durch eine Integration erfahren, dass die Zoll- und Außenhandelsprozesse existent sind. Damit werden neue Möglichkeiten in der Ablauforganisation (z.B. für die ordnungspolitische Funktion: Kein Export ohne Prüfung der gesetzlichen Auflagen) für die Abteilung Zoll und Exportkontrolle geschaffen.

Durch die Integration werden die Veränderungen in den Unternehmensabläufen auch Einfluss auf die Abläufe der Zollprozesse haben. Diese erfahren durch eine Integration entsprechende Berücksichtigung und werden damit auch den neuen Gegebenheiten entsprechend angepasst.

Nachteile - Kosten!

Die Integration führt dazu, dass die Unternehmen eine zukunftsweisende Entscheidung treffen müssen, die auch Kosten impliziert, z.B. Kosten in der Implementierung der Zoll-IT-Systeme sowie in der nachhaltigen Verankerung und den Veränderungen. Dies sind oftmals Kriterien, die Unternehmen davon abhalten,

Mehr zu den Vorteilen und möglichen Nachteilen erfahren Sie in dem Beitrag: „Integrierte IT-lösungen im Zoll und Außenhandel. Chancen und Herausforderungen“ von Dipl. Wirtschaftsjurist (FH) Holger Bauer, in: „Der Zoll-Profi!“, Ausgabe Mai 2013.

Quelle: Zeitschrift "Der Zoll-Profi", Bundesanzeiger Verlag, Köln

 

 

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