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Umgang mit der Zollbetriebsprüfung

Zollbetriebsprüfung

Für die Unternehmen wird die  Zollbetriebsprüfung immer wichtiger, nicht zuletzt aufgrund der ständigen Veränderungen des Arbeitsumfeldes.  Beispielsweise hat die Einführung des elektronischen Zollabfertigungssystems ATLAS ( Automatisiertes Tarif- und Lokales Zoll- Abwicklungs- System) dazu geführt das die Zollabfertigungsbeamte viel einfacher auf Daten vergangener Zollabfertigungen zugreifen können, wodurch die Prüfung gründlicher und effizienter geworden ist. Unternehmen müssen sich auf eine Zollprüfung gut vorbereiten. Denn ein aus Unternehmenssicht nachteiliges Prüfungsergebnis kann mit eine Nacherhebung von Abgaben verbunden sein oder während der Prüfung ergeben sich Anhaltspunkte für das Vorliegen einer Steuerstraftat oder einer Steuerordnungswidrigkeit.. In diesem Fall macht der Prüfer die für die Ermittlung dieser Tat zuständige Straf- und Bußgeldsachenstelle des Hauptzollamtes auf die gewonnenen Erkenntnisse aufmerksam. Nachteilige Prüfungsergebnisse können außerdem zu Schwierigkeiten bei zukünftigen Anträgen auf Bewilligungen (u. a. Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter und vereinfachte Verfahren) führen.

Welche Unternehmen sind prüfungspflichtig?

Prüfungspflichtige Unternehmen sind alle steuerpflichtigen Betriebe, die insbesondere einen gewerblichen Betrieb unterhalten. Steuerpflichtig ist nach § 33 AO, wer eine Steuer schuldet, für eine Steuer haftet, eine Steuer für Rechnung eines Dritten einzubehalten und abzuführen, eine Steuererklärung abzugeben, Sicherheiten zu leisten, Bücher und Aufzeichnungen zu führen oder andere ihm durch die Steuergesetze auferlegte Verpflichtungen zu erfüllen hat.

Bei Zollprüfungen liegt neben der Prüfung von Bewilligungsvoraussetzungen und Verfahrenserleichterungen der Fokus insbesondere auf der nachträglichen Überprüfung von Zollanmeldungen. Insofern eröffnet Art. 78 Abs. 2 ZK die Möglichkeit, die nachträgliche Prüfung der Zollanmeldungen bei faktisch allen Beteiligten, die an den Zollanmeldungen mitgewirkt haben, durchführen zu können, wenn diese Beteiligten Unterlagen oder Material aus geschäftlichen Gründen in ihrem Besitz halten. Primär wird eine Zollprüfung bei dem Zollanmelder als Zollschuldner stattfinden, die Vornahme einer Prüfung bei anderen Beteiligten ist jedoch möglich und obliegt den formalen Voraussetzungen der Prüfung beim Zollschuldner, der eine entsprechende Abschrift der Prüfungsanordnung beim Beteiligten erhält.

Die Außenprüfung
Bei Außenprüfungen kommen als Prüfungspflichtige insbesondere Verbrauchsteuerschuldner in Betracht und bei Präferenzprüfungen Beantragende/Aussteller entsprechender Präferenznachweise. Alle Unternehmen aus diesen Bereichen müssen also mit Zollbetriebsprüfungen rechnen.

In welchem Turnus wird geprüft?

In welchem Turnus die Zollverwaltung ein Unternehmen prüft, ist von verschiedenen Kriterien abhängig. Es liegt auf der Hand: Je höher das Zoll- und Steueraufkommen und das damit einhergehende Ausfallrisiko ist, desto mehr rückt ein entsprechendes Unternehmen in den Fokus der Betriebsprüfung. Weiterhin bestimmt sich der Prüfungsturnus nach dem Risiko der gehandelten Waren. Zur Überwachung der zu prüfenden Unternehmen führen die Hauptzollämter entsprechende Betriebsdateien, die unter Verwendung des verwaltungsinternen IT-Verfahrens PRÜF Risikobewertungen der Zollbeteiligten nach der Art der Überwachungsgegenstände und der Person der Zollschuldners vornehmen, durch welche die Prüfreihenfolge bestimmt wird.

Besondere Anlässe wie z. B. ungewöhnliche Betriebsvorgänge, Rechtsänderungen sowie der Verdacht auf eine nicht ordnungsgemäße Besteuerung oder auf eine Nichtbeachtung von Bewilligungsauflagen können zu einer Prüfung „außer der Reihe“ führen.
Daneben stellen die Verjährungsfristen ein wichtiges Kriterium für den Prüfungsturnus dar. Denn es ist aus Sicht der Zollverwaltung weder sinnvoll noch ökonomisch, Sachverhalte zu prüfen, bei denen die Frist zur Festsetzung der Abgaben bereits abgelaufen ist, da nach Ablauf der Festsetzungsfrist die Zollbehörden keine Abgaben mehr nacherheben dürfen. Da der Verjährung besondere Bedeutung zukommt, ist ihr ein separater Abschnitt (3.3 Prüfungszeitraum) gewidmet.

Sofern ein hohes Ausfallrisiko bezüglich der Abgaben besteht, sollen gemäß Abs. 7 der PrüfungsDV-ZuV (Prüfungsdienst Dienstvorschrift für Zölle und Verbrauchsteuern – VSF S 1310) die Prüfungen als so genannte Anschlussprüfungen durchgeführt werden, d. h., die jeweiligen Prüfungszeiträume sind so zu legen, dass die Prüfungszeiträume sich nahtlos aneinander anschließen und ein Ablauf der Verjährungsfristen für die Festsetzung der Abgaben verhindert wird.

Prüfungszeitraum

Wie bereits ausgeführt, können Steuerbescheide nicht mehr korrigiert oder Steuern nacherhoben werden, wenn Verjährung eingetreten ist. Damit bestimmt sich der Handlungsspielraum der Zollverwaltung zur Vornahme zollrechtlicher Prüfungen nach dem Verjährungszeitraum.

Wann Verjährung eintritt, hängt von der Art der Abgaben bzw. der Art der Zollbetriebsprüfung und damit der Anwendung abgaben- oder gemeinschaftsrechtlicher Vorschriften ab. Im Einzelnen:

Festsetzungsverjährung nach AO (ein Jahr) – Außenprüfung
Gemäß § 169 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 AO beträgt die Festsetzungsfrist für Verbrauchsteuern und Verbrauchsteuervergütungen ein Jahr. Die Frist verlängert sich auf fünf Jahre im Fall einer leichtfertigen Steuerverkürzung und auf zehn Jahre im Fall einer Steuerhinterziehung. Die Festsetzungsfrist beginnt gemäß § 170 Abs. 1 AO grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Steuer oder der Vergütungsanspruch entstanden ist oder eine bedingt entstandene Steuer unbedingt geworden ist. Hiernach bestimmt sich der zeitliche Rahmen der Zollverwaltung, Prüfungen auf dem Gebiet der Verbrauchsteuern – so genannte Zollprüfungen – vorzunehmen.

Von den allgemeinen Fristen gibt es zahlreiche Ausnahmen, von denen hier die wichtigsten jeweils mit einem Beispiel aufgezeigt werden sollen:

Ausnahme 1
Folgende Besonderheit gilt nicht für Verbrauchsteuern, ausgenommen die Stromsteuer: Wenn eine Steuererklärung oder Steueranmeldung einzureichen oder eine Anzeige zu erstatten ist, beginnt die Festsetzungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die vorgenannten Unterlagen eingereicht bzw. Anzeigen erstattet werden, spätestens jedoch mit Ablauf des dritten Kalenderjahres, das auf das Kalenderjahr folgt, in dem die Steuer entstanden ist, es sei denn, dass die vorbeschriebene Festsetzungsfrist nach § 170 Abs. 1 AO später beginnt (§ 170 Abs. 2 Nr. 1 AO). Diese Vorschrift verdeutlicht, wie schwierig die Frage der Festsetzungsverjährung zu beantworten sein kann.

Beispiel
Die Stromsteuer ist grundsätzlich in Form der Steueranmeldung anzumelden. Die Festsetzungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Steueranmeldung eingereicht wurde. Wird die Stromsteueranmeldung nicht oder verspätet abgegeben, endet die Festsetzungsfrist spätestens nach Ablauf des dritten auf die Steuerentstehung folgenden Kalenderjahres.

Ausnahme 2
Wenn eine Steuer oder eine Steuervergütung nur auf Antrag festgesetzt wird, beginnt die Frist für die Korrektur dieser Festsetzung mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Antrag gestellt wird (§ 170 Abs. 3 AO). Voraussetzung ist, dass der Erstattungs- oder Vergütungsberechtigte den Antrag fristgerecht stellt.

Beispiel
Ein Unternehmen beantragt fristgerecht die Erstattung von Energiesteuern. Das zuständige Hauptzollamt stimmt dem Antrag im Jahr der Antragstellung zunächst zu und stellt zu einem späteren Zeitpunkt fest, dass der Erstattungsanspruch auf einer anderen Rechtsgrundlage beruht und dadurch geringer ausfallen würde. Es darf den Erstattungsbescheid nur ändern, wenn die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Die Festsetzungsfrist beträgt ein Jahr und beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Antrag gestellt wurde. Mit anderen Worten: Die Behörde darf den Bescheid nur im Jahr der Antragstellung und im darauf folgenden Kalenderjahr korrigieren.

Ablaufhemmung nach AO
Die AO nennt in § 171 eine Vielzahl von Gründen, bei deren Vorliegen die Festsetzungsfrist nicht abläuft. Diese Vorschrift soll verhindern, dass Steuern nicht mehr festgesetzt oder Steuerbescheide nicht mehr korrigiert werden können, obwohl besondere Umstände die Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen verzögert haben.

Im Zusammenhang mit einer Außenprüfung ist § 171 Abs. 4 AO maßgebend. Danach läuft die Festsetzungsfrist für die Steuern, auf die sich die Prüfung bezieht, insbesondere dann nicht ab, wenn vor Ablauf der Frist mit einer Außenprüfung begonnen oder der Prüfungsbeginn auf Grund eines Antrags des Steuerpflichtigen hinausgeschoben wurde. Der Ablauf der Festsetzungsfrist wird in diesen Fällen so lange gehemmt, bis die auf Grund der Außenprüfung zu erlassenen Steuerbescheide unanfechtbar, also rechtskräftig werden, spätestens, wenn seit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schlussbesprechung stattgefunden hat, die Jahresfrist des § 169 Abs. 2 AO verstrichen ist. Hat keine Schlussbesprechung stattgefunden, endet die Festsetzungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres, das dem Kalenderjahr folgt, in dem die letzten Ermittlungen im Rahmen der Außenprüfung stattgefunden haben. Führt die Außenprüfung zu keiner Änderung der Besteuerungsgrundlagen, was dem Steuerpflichtigen mitzuteilen ist (§ 202 Abs. 1 S. 3 AO), endet die Festsetzungsfrist drei Monate nach Bekanntgabe der Mitteilung.

Verjährung nach Gemeinschaftsrecht (drei Jahre) – Zollprüfung
Handelt es sich nicht um Verbrauchsteuern und Verbrauchsteuervergütungen, für die die oben dargestellten Vorschriften der Abgabenordnung Anwendung finden, sondern um Einfuhr- und Ausfuhrabgaben, sind die Verjährungsvorschriften nach dem EU-Zollrecht maßgebend. Die Vorschriften gelten auch für verbrauchsteuerpflichtige Waren, sofern diese Gegenstand einer Einfuhr oder Ausfuhr waren, sowie für die Einfuhrumsatzsteuer. Anders als die nationalen Verjährungsvorschriften kennt das EU-Zollrecht eine taggenaue Verjährung.

Artikel 217 ff. ZK schreibt die buchmäßige Erfassung des einer Zollschuld entsprechenden Einfuhr- oder Ausfuhrabgabenbetrags vor. Unter buchmäßiger Erfassung ist die innerbehördliche Eintragung des bei Vorliegen der erforderlichen Angaben von den Zollbehörden berechneten Abgabenbetrags in die Bücher bzw. die DV-gestützte Erfassung zu verstehen und stellt den Zeitpunkt der Fertigstellung des Abgabenbescheides dar. Hierüber erhält der Abgabenschuldner eine Mitteilung gemäß Art. 221 ZK. Diese Mitteilung darf grundsätzlich nur innerhalb einer Frist von drei Jahren nach dem Zeitpunkt des Entstehens der Abgabenschuld ergehen, es sei denn, es liegt eine Steuerhinterziehung vor, dann verlängert sich die Frist auf zehn Jahre in Anwendung des § 370 AO. Eine Verlängerung der Frist bei leichtfertiger Steuerverkürzung kommt nicht in Betracht, weil der Zollkodex den Weg in die nationalen Vorschriften nur eröffnet, soweit eine strafbare Handlung begangen wurde, was bei leichtfertiger Steuerverkürzung im Gegensatz zur Steuerhinterziehung nicht der Fall ist (Art. 221 Abs. 4 ZK).

In der Regel entsteht eine Zollschuld durch Annahme der Zollanmeldung. Insbesondere im Rahmen von Betriebsprüfungen kann die Zollverwaltung jedoch feststellen, dass der einer Zollschuld entsprechende Abgabenbetrag noch nicht buchmäßig erfasst oder mit einem geringeren als dem gesetzlich geschuldeten Betrag buchmäßig erfasst wurde. Hier eröffnet Art. 220 ZK i. V. m. Art. 869 ff. ZK-DVO der Zollverwaltung die Möglichkeit, die Abgaben nachträglich buchmäßig zu erfassen. Allerdings beschränkt die Vorschrift diese Möglichkeit bei besonderen Umständen. Ob ein Nacherhebungsverbot vorliegt, sollte das Unternehmen im Einzelfall prüfen.

Die Verjährungsvorschriften bestimmen somit, dass die Zollverwaltung den (zusätzlichen) Abgabenbetrag zwar grundsätzlich buchmäßig erfassen muss, ihn jedoch dem Abgabenschuldner nur innerhalb einer Frist von drei Jahren nach Entstehen der Steuerschuld unter den Einschränkungen der Nacherhebungsverbote des Art. 220 ZK mitteilen darf (Art. 221 Abs. 3 ZK).

Sofern Zollschulden zu hoch oder insgesamt zu Unrecht festgesetzt wurden, sehen Art. 235 ff. ZK i. V. m. Art. 877 ff. ZK-DVO einen Erlass oder eine Erstattung der Abgaben vor, wenn nachgewiesen wird, dass die Abgaben höher als gesetzlich geschuldet festgesetzt wurden. In diesem Fall beginnt die Frist am Tag der Mitteilung der betreffenden Abgaben an den Zollschuldner.

Ablaufhemmung nach Gemeinschaftsrecht
Das EU-Zollrecht kennt keine dem § 171 Abs. 4 AO entsprechende Vorschrift der Ablaufhemmung. Folglich bleibt es auch bei Zollprüfungen bei der drei- bzw. zehnjährigen Verjährungsfrist ab Entstehen der Zollschuld.

Prüfungsdauer

Die Dauer der Zollbetriebsprüfungen ist auf das notwendige Maß zu beschränken, also die Dauer, die zur Feststellung der Besteuerungsumstände unbedingt notwendig ist. Dieses lässt sich durch eine kooperative Haltung des Unternehmens abkürzen. Darüber hinaus kann der Prüfer nach pflichtgemäßem Ermessen von einer lückenlosen Prüfung absehen und sich risikoorientiert auf eine Auswahl der zu prüfenden Vorgänge beschränken.

Prüfungsort

Die Zollbetriebsprüfung findet in aller Regel in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen statt, da sich im Allgemeinen die relevanten Aufzeichnungen und Buchführungsunterlagen dort befinden. Die Prüfung kann sich über mehrere Betriebsstätten erstrecken.
Wie bereits unter Punkt 3.1 dargestellt, können Zollprüfungen gemäß Art. 78 ZK auf Grund des Fokus dieser Prüfungen auf die abgegebenen Zollanmeldungen bei allen Beteiligten und allen Orten stattfinden, an denen sich entsprechende Unterlagen bezüglich der zu prüfenden Zollanmeldungen befinden. Insofern orientiert sich der Prüfungsort am Ort der Unterlagen und kann vielfältig sein.

Welche Bereiche die Zollbetriebsprüfung umfasst, zu welchen Anlässen geprüft wird und wie das Prüfungsverfahren abläuft, dies und mehr erfahren Sie im 2. Teil des Beitrags "Umgang mit der Zollbetriebsprüfung" in Kürze in dieser Rubrik!

Quelle: Export Plus, CD-ROM, Bundesanzeiger Verlagsges. mbH, Köln

Foto: © Alterfalter - Fotolia.com

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