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Aufbau eines Zollmanagements im eigenen Unternehmen

Als  Industrie- oder Handelsunternehmer, der mit zollrelevanten Themen zu tun hat, ist es sehr zu empfehlen, systematische Organisationsmaßnahmen in Form eines  „Zollmanagements“ aufzubauen. Die Zollverwaltung verlangt heute von den Unternehmen deutlich mehr an Organisation und Kenntnis in Zollangelegenheiten als dies früher der Fall war. Das liegt daran, dass die meisten Sendungen nicht mehr direkt an den Grenzübergängen, Flug- oder Seehäfen zollrechtlich abgefertigt werden, sondern im Binnenland und zudem fast ausschließlich in vereinfachten Verfahren auf elektronischem Wege. Nur mit einem systematischen Zollmanagement können Sie diesen Herausforderungen sicher begegnen. 

Doch wie könnte ein systematisches Zollmanagement aussehen und was sollte grundsätzlich hierbei beachtet werden? 

Das Rad für den Aufbau eines „Zollmanagements“  müssen Sie nicht neu erfinden. Der Unterschied besteht lediglich in der Betrachtungsweise. Für die Analyse der zollrelevanten Prozesse ist es daher zunächst notwendig, das aus betriebswirtschaftlicher Sicht genau bekannte eigene Unternehmen einmal aus der ungewohnten Perspektive des Zolls zu betrachten. Sammeln Sie dabei über dessen Aufbau, Tätigkeiten, Standorte, Geschäftspartner etc. Informationen und zwar vor dem Hintergrund der Frage: Was hat unser Unternehmen mit dem Zoll zu tun? Eine zweckmäßige Analysemöglichkeit bietet hierbei die „Turtle-Methode“, bei der die Form einer Schildkröte zur Ermittlung und übersichtlichen Darstellung aller einen bestimmten Prozess betreffenden Informationen verwendet wird (vgl. Abbildung 1). 


Entscheidend hierbei ist jedoch, genau zu ermitteln, welche Prozesse es überhaupt zu analysieren gibt, denn wie die Erfahrung zeigt, herrscht hierzu nicht immer eine wirkliche Klarheit. Deshalb bietet es sich an, vor Beginn zunächst zwei grundsätzliche Fragen geklärt zu haben.

  1. Welche zollrelevanten Bereiche gibt es überhaupt? 
  2. Welche betriebswirtschaftlichen Prozesse haben mit diesen zollrelevanten Bereichen zu tun?

Auf diese Weise können alle relevanten Themen ermittelt und gleichzeitig festgestellt werden, inwieweit einzelne zollrelevante Teilbereiche bereits durch das bestehende Managementsystem beschrieben und definiert sind.

Welche zollrelevanten Bereiche sind überhaupt zu betrachten?

Der Themenkomplex „Zoll und Exportkontrolle“ ist selbst für Fachleute nur schwer überschaubar. Zudem unterscheiden sich die für die einzelnen Unternehmen tatsächlich relevanten Zollthemen je nach Art und Umfang der ausgeübten Geschäftstätigkeit, des Warenkreises sowie den betroffenen Staaten und Wirtschaftsräumen. Zur Beantwortung der Frage, welche betriebswirtschaftlichen Prozesse mit den genannten zollrelevanten Be-reichen zu tun haben, ist es zweckmäßig, die Prozesslandschaft des Unternehmens heranzuziehen.

Wie können Qualitätsmanagement und Zollmanagement miteinander ver­knüpft werden?

Indem man nun die einzelnen Prozesse auf eine mögliche Zollrelevanz unter-sucht, können zugleich die betreffenden Arbeits- und Organisationsanweisungen, Prozessbeschreibungen und Checklisten des Qualitätsmanagements nach notwendigen Verknüpfungspunkten zum Zollmanagement durchsucht werden. Eine solche He-rangehensweise wird mit Sicherheit die Schnittstellen, gegenseitigen Abhängigkeiten und möglichen Überschneidungen sowie eine zweckmäßige personelle Zuordnung der zollrelevanten Aufgaben mit sich bringen.

Mehr zum Aufbau eines eigenen Zollmanagements erfahren Sie in dem Beitrag: Zollmanagement in Industrie und Handel. Systematisches Prozessmanagement für Zoll und Exportkontrolle von Dipl.-Finanzwirt Uwe Bellmann, in: "Der Zoll-Profi!", Ausgabe November 2011.

Quelle: Zeitschrit "Der Zoll-Profi!", Bundesanzeiger Verlagsges. mbH, Köln

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