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F. Verantwortlichkeiten im Ausfuhrverfahren und in der Exportkontrolle

1 Die vereinfachte Zollanmeldung im Aus­fuhrverfahren mit förmlicher Bewilligung

Der Begriff des „Zugelassenen Ausführers“ ist durch den UZK weggefallen. Das Pendant im UZK ist ein Ausführer, der eine vereinfachte Zollanmeldung mit förmlicher Bewilligung im Rahmen der Abwicklung des Ausfuhrverfahrens nutzt, Art. 166 Abs. 2 UZK.

Der Bewilligungsinhaber ist in der Lage, Waren im Rahmen der Bewilligung in das Ausfuhrverfahren zu überführen, indem er eine elektronische vereinfache, oder vollständige Ausfuhranmeldung an die zuständige Ausfuhrzollstelle versendet. Vorteil für den Ausführer ist, dass der Zoll in diesen Fällen auf eine Gestellung am Amtsplatz (Zollamt) verzichtet und die Gestellung an dem Ausführer in der Bewilligung zugelassenen Verpackungs- und Verladeorten bewilligt. Nach elektronisch erfolgter Ausfuhranmeldung erhält der Ausführer auch außerhalb der Öffnungszeiten der Zolldienststellen ebenfalls eine automatisiert generierte, elektronische Überlassungsmitteilung, womit die Ausfuhrwaren dann als in das Ausfuhrverfahren überlassen gelten.

Zur Nutzung dieses vereinfachten Verfahrens bedarf es der förmlichen Bewilligung durch das Hauptzollamt, in dessen Bezirk der Antragsteller den überwiegenden Teil seiner Buchführung besorgt. Zur Beantragung der Bewilligung für die vereinfachte Zollanmeldung ist auf das Muster des Anhangs A UZK-DelVO bzw. Anhangs A UZK-DVO zurückzugreifen. Die Bewilligung wird Personen erteilt, die die Ausfuhrförmlichkeiten in ihren Geschäftsräumen oder an anderen von den Zollbehörden bezeichneten oder zugelassenen Orten erfüllen möchten. Das Hauptzollamt wird die Bewilligung gem. Art. 145 UZK-DelVO erteilen, wenn der Antragsteller das Vorliegen der folgenden Bewilligungsvoraussetzungen nachweist:


•  Der Antragsteller erfüllt die Voraussetzungen nach Art. 39 Buchstabe a) UZK und hat bisher die zoll-und steuerrechtlichen Vorschriften (Art. 24 Abs. 1 UZK-DVO) eingehalten.
 

•  Der Antragsteller hat keine schweren Straftaten im Rahmen der Wirtschaftstätigkeit begangen.
 

•  Der Antragsteller verfügt ggf. über ausreichende Verfahren für die Bearbeitung von Lizenzen und Genehmigungen im Zusammenhang mit Verboten und Beschränkungen sowie mit handelspolitischen Maßnahmen.
 

•  Der Antragsteller trägt dafür Sorge, dass das entsprechende Personal in Bezug auf die vorgenannten Themen sensibilisiert und angewiesen ist, die Zollbehörden zu unterrichten, wenn Schwierigkeiten bei der Einhaltung der Vorschriften festgestellt werden, und legt Verfahren für diese Unterrichtung fest.
 

Wie oben bereits erwähnt, ist der Antrag beim zuständigen HZA zu stellen. Dies hat der Antragsteller unter Nutzung des Antrags auf Bewilligung zur Abgabe von vereinfachten Zollanmeldungen gem. Art. 166 UZK bei der Ausfuhr von Waren (Formular 0850) vorzunehmen. Dieses ist ggf. um das Zusatzblatt „Warenaufstellung" (Formular 0501) zu ergänzen. Der Zoll akzeptiert aber auch eine Warenaufstellung als Textdatei im Format „kommagetrennte Werte“ (Dateiformat *.csv). des Weiteren ist die Selbstbewertung des Unternehmens auf Basis des Fragebogens für zollrechtliche Bewilligungen in den Teil I bis III und V vorzunehmen.

 

2 Der Ausfuhrverantwortliche

Exportierende Unternehmen müssen sich bei ihren Ausfuhren, Verbringungen, Durchfuhren, Transithandelsgeschäften und ggf. auch technischen Unterstützungen neben der ordnungsgemäßen Abwicklung des zollrechtlichen (Ausfuhr-)Verfahrens mit den exportkontrollrechtlichen Genehmigungspflichten und Ausfuhrverboten auseinandersetzen. Neben der Klassifizierung der auszuführenden oder innerhalb der EU zu verbringenden Güter (Ware, Software und Technologie) gilt es, den Endempfänger, die Endverwendung und die Enddestination zu prüfen. Die bestehenden Genehmigungspflichten für Ausfuhren knüpfen daran an, ob die Güter von Teil I Abschnitt A oder B der deutschen Ausfuhrliste bzw. der Liste in Anhang I zur EG-Dual-Use-Verordnung (EG VO 428/2009) erfasst werden oder auf keiner Güterliste erfasst sind. Die Ausfuhrliste und der Anhang I der Dual-Use-VO werden regelmäßig aktualisiert, um die in den internationalen Exportkontrollregimen getroffenen Beschlüsse rechtsverbindlich umzusetzen.
Die Änderungen der Güterlisten erfolgen durch Rechtsverordnung (Ausfuhrliste) bzw. durch Delegierte Verordnung (Dual-Use-Güter). Der Ausführer hat im Falle des Vorliegens von Genehmigungspflichten nach der AWV oder der EG-Dual-Use-VO entsprechende Genehmigungsanträge zu stellen. Die in der Bundesrepublik Deutschland zuständige Behörde ist das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) in Eschborn. Das BAFA gehört nicht wie die Zollverwaltung zum Bundesfinanzministerium, sondern ist eine Oberbehörde im Aufgaben- und Zuständigkeitsbereich des Bundeswirtschaftsministeriums. Das Amt besteht aus sechs Abteilungen: Die Abteilung 1 (Zentralabteilung) ist zuständig für die interne Verwaltung. Die Fachabteilungen (Ausfuhrverfahren, Genehmigungen, Internationale Regimeverfahren) und (Ausfuhr/Technik, technische Stellungnahmen, Internationale Regime-Technik) beschäftigen sich mit der Ausfuhrkontrolle. Abteilung 4 ist mit Fragen der Wirtschafts- und Mittelstandsförderung betraut. Abteilung 5 bearbeitet Fragestellungen rund um das Thema Energie. Abteilung 6 schließlich fungiert als Aufsichtsstelle für Abschlussprüfer. Die Abteilungen gliedern sich in Unterabteilungen und Referate. Das BAFA hat derzeit knapp 1.000 Beschäftigte.

Aufgrund rechtlicher Erfordernisse bezüglich gelisteter Güter können exportierende Unternehmen verpflichtet sein, einen Ausfuhrverantwortlichen beim BAFA ausdrücklich und namentlich zu benennen. Sofern Güter ausgeführt oder verbracht werden sollen, die in sog. Güterlisten erfasst sind, ist die Ausfuhr/Verbringung grundsätzlich genehmigungspflichtig und es ist vor der Ausfuhr die Beantragung einer Ausfuhrgenehmigung zu prüfen. In derartigen Anträgen muss je nach der Rechtsform des Antragstellers ein für die Durchführung der Ausfuhr persönlich verantwortliches Mitglied des Vorstandes, ein Geschäftsführer oder ein vertretungsberechtigter Gesellschafter als „Ausfuhrverantwortlicher“ benannt werden. Abteilungs- und Bereichsleiter sowie Prokuristen sind nicht zugelassen. Dem Ausfuhrverantwortlichen obliegt hinsichtlich der Durchführung und Einhaltung der Exportkontrolle im Unternehmen die Organisationspflicht, die Personalauswahl und -weiterbildungspflicht sowie die Überwachungspflicht.

Weiterhin hat das BAFA konkretisiert, welche Compliance-Maßnahmen vom Ausfuhrverantwortlichen umzusetzen sind.

Zur Wahrung ihrer/seiner Pflichten obliegt es danach dem Ausfuhrverantwortlichen, ein funktionierendes innerbetriebliches Exportkontrollsystem (ICP) zu installieren. Dieses soll Angaben enthalten über:

1.  die personellen und technischen Mittel für die Abwicklung außenwirtschaftlicher Aktivitäten, insbesondere der Verbringungen und Ausfuhren

2.  die Aufbauorganisation/die Verteilung der Zuständigkeiten
 
3.  die internen Prüfungen/Überwachungen
 
4.  die Ablauforganisation/betriebliche Verfahren und allgemeine Sensibilisierungen im Unternehmen
 
5.  die physische und technische Sicherheit
 
6.  das Führen von Aufzeichnungen/die Aufbewahrung von Unterlagen

Zu Einzelheiten der einzelnen Kriterien verweist das BAFA auf das BAFA-Merkblatt zu Internal Compliance Programmes – ICP (Innerbetriebliche Exportkontrollsysteme, vgl. www.ausfuhrkontrolle.info/ausfuhrkontrolle/de/arbeitshilfen/merkblaetter/merkblatt_icp.pdf). Dieses Dokument dient als Hilfestellung bei der Einführung und der Umsetzung exportkontrollrechtlicher Compliance-Maßnahmen im Unternehmen und ist vom Ausfuhrverantwortlichen für diese Zwecke zu Rate zu ziehen.

Die Benennung des Ausfuhrverantwortlichen erfolgt gegenüber dem BAFA zwingend mit Hilfe des standardisierten Formulars „AV1“ (vgl. www.bafa.de/SharedDocs/Downloads/DE/Aussenwirtschaft/afk_ausfuhrverantwortlicher_formular_av1.pdf). Dabei gelten die Grundsätze der Bundesregierung zur Prüfung der Zuverlässigkeit von Exporteuren von Kriegswaffen und rüstungsrelevanten Gütern vom 25.7.2001 (Bundesanzeiger Nr. 148 S. 17177). Die Grundsätze legen als interne Richtlinie für die Verwaltung die Anforderungen fest, die an die Zuverlässigkeit von Exporteuren zu stellen sind, und die Rechtsfolge, die eine Unzuverlässigkeit nach sich ziehen kann.

Die Grundsätze und damit auch das Erfordernis zur Bestellung eines Ausfuhrverantwortlichen gelten im Falle geplanter Ausfuhren aus Deutschland


•  für Anträge auf Erteilung von Genehmigungen zum Zwecke der Ausfuhr oder Verbringung nach dem Kriegswaffenkontrollgesetz oder dem Außenwirtschaftsgesetz und der Außenwirtschaftsverordnung für Güter des Teils I Abschnitt A der Ausfuhrliste,
 

•  für Ausfuhren nach der Verordnung (EG) Nr. 428/2009 (sog. Dual-Use-Verordnung) in der jeweils geltenden Fassung für Güter des Anhangs I der Verordnung.
 

Sofern nach diesen Grundsätzen eine Benennung zu erfolgen hat, muss als Ausfuhrverantwortlicher ein Mitglied der Unternehmensleitung benannt werden.

Dies sind laut Benennungsformular des BAFA:

•  bei der GbR und OHG ein vertretungsbefugter Gesellschafter
 

•  bei der GmbH ein Geschäftsführer
 

•  bei der KG ein Komplementär
 

•  bei der GmbH & Co. KG ein Geschäftsführer der Komplementär-GmbH
 

•  bei der AG ein vertretungsbefugtes Mitglied des Vorstandes
 

•  Nicht zulässig ist die Benennung einer/eines Prokuristin/Prokuristen!
 

Mit Benennung gegenüber dem BAFA erklärt er, dass er über die Pflichten des Exporteurs, die im Zusammenhang mit der Abwicklung von Ausfuhr-/Verbringungsgeschäften, insbesondere bei genehmigungsbedürftigen Gütern, bestehen, unterrichtet ist und dass er sich der Bedeutung der o.g. Grundsätze der Bundesregierung bewusst ist. Der Ausfuhrverantwortliche ist persönlich für die innerbetriebliche Organisation und Überwachung der Exportkontrolle verantwortlich und kann sich im Falle einer möglicherweise einzuleitenden Zuverlässigkeitsprüfung nicht auf Nichtwissen oder Missverstehen der außenwirtschaftsrechtlichen Bestimmungen berufen.

Der Ausfuhrverantwortliche muss Ausfuhrgenehmigungsanträge grundsätzlich selbst unterzeichnen. Da der Antrag allerdings zwingend elektronisch abzugeben und aus dem System ELAN-K2 des BAFA zu generieren und hochzuladen ist, ist eine Unterschrift nicht möglich. Sofern der Ausfuhrverantwortliche den Antrag auf Ausfuhr-/Verbringungsgenehmigung nicht selbst einreicht, ist dem Antrag eine schriftliche Bestätigung

 beizufügen, in der der Ausfuhrverantwortliche die Verantwortung für den Antrag übernimmt. Diese Erklärung zur Verantwortungsübernahme bei Anträgen nach dem AWG, der AWV sowie der EG-Dual-Use-Verordnung muss mindestens einmal jährlich gegenüber dem BAFA abgegeben werden. Die dadurch bestätigte Delegierung der Befugnis zur Zeichnung der Anträge auf Ausfuhr-/Verbringungsgenehmigung berührt nicht die grundsätzliche Verantwortlichkeit des Ausfuhrverantwortlichen und schließt eine Exkulpation durch Verweisung auf die Person des Vertreters aus. Zweifel an der Zuverlässigkeit des Ausfuhrverantwortlichen können u.a. dazu führen, dass das BAFA bei begründeten Anhaltspunkten für einen erheblichen Rechtsverstoß von der Bescheidung des Antrags auf Ausfuhr-/Verbringungsgenehmigung absehen kann. Derartige Zweifel an der Zuverlässigkeit können nur durch personelle und organisatorische Maßnahmen in der Unternehmensleitung ausgeräumt werden.
Ziel des Ausfuhrverantwortlichen muss sein, die Exportkontrolle als effektiven Prozess unternehmensweit so zu integrieren, dass alle Prüfparameter beachtet werden und der jederzeitige Nachweis über die Einhaltung der Bestimmungen geführt werden kann. Dies setzt eine sichere und transparente Dokumentation und Archivierung der Vorgänge voraus! Die Prüfungsparameter umfassen die Sensibilisierung der Mitarbeiter, die Klassifizierung der Güter, die regelmäßige Prüfung der exportrelevanten Projekte und Kunden, der Endverwendung und Enddestination.   

 

3  Der Exportkontrollverantwortliche/­Exportkontrollbeauftragte

Der Ausfuhrverantwortliche ist als Mitglied der Geschäftsleitung in der Regel nur in Ausnahmefällen in das operative Exporttagesgeschäft involviert. Seine Verantwortung für die Organisation und Überwachung der Exportkontrolle kann er nicht delegieren. Im Rahmen seiner Organisationspflicht muss er somit Strukturen schaffen und überwachen, die die Einhaltung der Exportkontrollregeln im Unternehmen gewährleisten. Es bietet sich hierzu ggf. an, einen Exportkontrollverantwortlichen im Unternehmen zu installieren, der auf operativer Ebene unter der Unternehmensleitung, aber mit direkter Berichtslinie zu dieser die Strukturierung und organisatorische Begleitung der Exportkontrollprozesse vornimmt und hierüber dem Ausfuhrverantwortlichen in regelmäßigen Audits berichtet. Die Funktion sollte im Organigramm des Unternehmens transparent und effektiv eingebaut sein. Dementsprechend sollte dem Exportkontrollverantwortlichen ein fachliches, auf die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften bezogenes Stopp- und Weisungsrecht in andere Abteilungen und Prozesse eingeräumt werden.
In vielen Fällen übernehmen (je nach Umfang) die Zollbeauftragten diese Aufgaben mit. Diese verwalten und prüfen die einschlägigen Dokumentationen und zeichnen für die Einrichtung und Pflege der Im- und Exportsoftware im Unternehmen verantwortlich. Die Delegation zur Zeichnungsbefugnis für Ausfuhrgenehmigungsanträge ist mittels eines vom BAFA bereitgestellten Formulars (Erklärung des Ausfuhrverantwortlichen zur Verantwortungsübernahme – AV2, vgl. www.bafa.de/SharedDocs/Downloads/DE/Aussenwirtschaft/afk_ausfuhrverantwortlicher_formular_av2.pdf) anzuzeigen. Dabei ist die Bezeichnung der eingerichteten Funktion unerheblich.

Praxistipp
Beachten Sie die regelmäßige Meldung AV2, die einmal jährlich zu erfolgen hat! Unabhängig davon sollten Sie sicherstellen, dass im Falle eines Wechsels des Stelleninhabers des Ausfuhrverantwortlichen neue zuständige Personen gegenüber dem BAFA benannt werden!

4 Der Exportkontrollbeauftragte

Sofern ein Unternehmen über mehrere (unselbstständige) Betriebs- oder Produktionsstätten oder größere Business Units/Bereiche verfügt, muss der Ausfuhrverantwortliche auch diese Unternehmensteile in die Exportkontrollorganisation effektiv eingliedern. Handelt es sich um eigenständige juristische Personen (Tochterunternehmen), die selbst die oben beschriebenen genehmigungspflichtigen Güter ausführen, muss jede dieser juristischen Personen einen eigenen Ausfuhrverantwortlichen in der Geschäftsleitung benennen. Anderenfalls bietet sich an, z.B. unterhalb eines zentral beim Ausfuhrverantwortlichen installierten Exportkontrollverantwortlichen an jedem Standort z.B. einen Standortausfuhrbeauftragten oder Exportkontrollbeauftragten zu installieren. So können ausgewählte Angestellte z.B. im Versand/in der Logistik exportkontrollrelevante Prozesse im Tagesgeschäft überwachen und Ergebnisse an den „zentralen“ Exportkontrollverantwortlichen kommunizieren. Dieser wiederum berichtet in direkter Linie an den Ausfuhrverantwortlichen. Auch diesen dezentralen Exportkontrollbeauftragten müssen, bezogen auf die Exportkontrollprozesse, Stopp- und Weisungsbefugnisse eingeräumt werden.

Beachtet werden muss, dass in den unternehmensinternen Verfahrensanweisungen für die Exportkontrolle neben den in erster Linie zuständigen Funktionsträgern auf allen Hierarchieebenen auch geeignete und regelmäßig geschulte Vertreter benannt sind. Der Ausfuhrverantwortliche trägt die Pflicht zur Weiterbildung seiner Mitarbeiter! Schulungspläne und Teilnahmezertifikate sind zum Nachweis der Pflichterfüllung in geeigneter Weise aufzubewahren. Auch im Krankheitsfalle eines Funktionsträgers oder in der Urlaubszeit muss eine zuverlässige Exportkontrolle gesichert sein.

 

 

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