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Auslandsgeschäft: Erklären Sie „Compliance“ zur Chefsache!

Als Unternehmen haben Sie die Pflicht, eine Compliance-Organisation aufzubauen, um Risiken aktiv vorzubeugen. Dabei geht es nicht nur darum, Compliance richtig zu organisieren und die entsprechenden Maßnahmen zur Einhaltung von Regeln durchzuführen. Vielmehr ist es wichtig, dass Compliance im Unternehmen von allen Mitarbeitern gelebt wird. Sie benötigen eine Compliance-Kultur, die jeder Betriebsangehörige befolgt. 
Im betrieblichen Alltag besitzt Compliance grundsätzlich folgende wesentliche Elemente:

  • Risikoanalyse
  • Commitment
  • Kommunikation
  • Organisation
  • Dokumentation

Basis der aktiv betriebenen Compliance ist die Risikoanalyse. Das bedeutet, sämtliche Risiken zu analysieren, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt ist. Beim generellen Compliance-Begriff versteht sich die Risikoanalyse als Bestandsaufnahme aller im Unternehmen vorhandenen Rechtsrisiken mit einer Abschätzung des möglichen Schadensumfangs, falls einzelne oder mehrere Risiken eintreten.
Gemeint sind beispielsweise Risiken aus Arbeits-, Finanzierungs-, IT-, Gesellschafts-, Börsen- und Kapitalmarktrecht sowie Exportkontrolle und Außenwirtschaftsrecht. Hinzu kommt die Bewertung der Kosten, die zur Risikovermeidung erforderlich sind. Im Auslandsgeschäft, welches ein separater Tätigkeitsbereich im Unternehmen ist, beginnt die Risikoanalyse schon vor den eigentlichen Geschäftstätigkeiten: zu analysieren und bewerten sind vor den Geschäftsabschlüssen bereits

  • das Länderrisiko (des Ziellandes der Unternehmensgeschäfte),
  • as Schuldnerrisiko des ausländischen Geschäftspartners,
  • das Vertragsrisiko, das stets bei internationalen Verträgen zusätzliche Probleme des Vertragsrechts, der Vertragsklauseln und der Forderungsdurchsetzung aufwirft,
  • sowie schließlich auch etwaige Zins- und Währungsrisiken, wenn in ausländischer Währung kontrahiert und fakturiert sowie gegebenenfalls auch finanziert wird.

Compliance ist Chefsache. Ihre Unternehmensleitung muss sich uneingeschränkt im Sinne von Compliance verpflichten und der Mitarbeiterschaft erkennbar machen, dass Rechts- und Regelverstöße nicht geduldet und je nach Sachlage auch mit Sanktionen verfolgt werden. Dies betrifft auch die Umstände, in denen Mitarbeiter unter Missachtung von im Unternehmen geltenden Compliance-Grundsätzen Geschäfte tätigen, die objektiv gegen Regeln verstoßen und damit dem Unternehmen nicht nützlich sind, sondern ihm sogar schaden: zum Beispiel das Zustandekommen von Geschäftsabschlüssen mit Hilfe von Korruption durch Mitarbeiter.

Die Verpflichtung Ihrer Geschäftsleitung (commitment) muss auf geeignete Weise intern – an die Mitarbeiter – und extern – in den Markt hinein – kommuniziert werden, indem signalisiert wird, dass maßgebliche Rechtsvorschriften wie auch interne Regeln eingehalten und notwendige Maßnahmen zur Prävention und Kontrolle geschaffen worden sind. Typische Instrumente in der Unternehmenspraxis sind beispielsweise „Verhaltens- und Ethikregeln“ des Unternehmens (code of conduct and business ethics rules) oder auch einfachere Handlungs- und Verhaltensanweisungen an Mitarbeiter („Arbeitsregelnde Unterlagen“ usw.), die den Umgang der Mitarbeiter untereinander und gegenüber Dritten regeln

Beachten Sie dabei, dass die im Ausland, z. B. in den USA, üblichen betriebsinternen Ethikregeln nicht ohne Weiteres auf deutsche Unternehmen übertragbar sind, da sie möglicherweise zu sehr in arbeitsrechtliche Grundsätze des deutschen Arbeitsrechts einschneiden. So sind nach deutschem Recht viele arbeitsrechtlich relevante Vorgänge mitbestimmungspflichtig, wieder andere bedürfen als individuell wirkende Anweisung einer individuellen Vereinbarung im Anstellungsvertrag des Mitarbeiters, sodass das bloße Weisungsrecht des Arbeitgebers nicht ausreicht. Insofern ist bei Aufstellung eines für die Compliance erarbeiteten „Verhaltenskodex“ besondere Sorgfalt anzuwenden, damit es keine arbeitsrechtlichen Konflikte gibt.

Welche weiteren innerbetriebliche Schutz- und Kontrollmaßnahmen Sie treffen müssen, um Compliance-Verstöße zu verhindern, erfahren Sie im Beitrag: „Compliance im Auslandsgeschäft“ von Prof. Dr. Christoph Graf von Bernstorff, in: „AW-Prax (Außenwirtschaftliche Praxis)“, Ausgabe Januar 2019.

Quelle: Zeitschrift „AW-Prax (Außenwirtschaftliche Praxis)“, Reguvis-Bundesanzeiger Verlag, Köln

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