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Incoterms: Kostenfallen vermeiden

Kostenfalle bei Incoterms

Laut Vorwort der ICC Deutschland zu den Incoterms® 2010 ist es "Unternehmen möglich, Kaufverträge durch eindeutige und verbindliche Zuordnung von Kosten und Gefahren sicher und ohne großen Aufwand abzuwickeln." Dennoch werden Sie als Unternehmer immer wieder mit unvorhergesehenen Frachtkosten konfrontiert. Was also können Sie im Vorfeld tun, um unkalkulierbare Kosten zu vermeiden? 

Beispiel:

Wenn Sie heute eine Stückgut-Sendung FOB (Frei an Bord) verladen, bestimmt in der Regel der Empfänger den Spediteur, welcher für die Verschiffung der Ware zuständig ist. Das kann bedeuten, dass der Verlader von einer ihm völlig fremden Spedition, meist mit Sitz in einem der Seehäfen, angerufen und gefragt wird, wann die Sendung für den gemeinsamen Kunden abholbereit ist. Als nächstes werden Maße, Gewicht, Abholzeiten und die genaue Rechnungsanschrift für die FOB-Kosten erfragt. Zu diesem Zeitpunkt ist für den Angerufenen oftmals noch einiges unklar, da der Auftrag noch zur Klärung von Details beim Vertriebsinnendienst liegt, die Ware noch gar nicht produziert ist, der Kunde des Spediteurs namentlich ein ganz anderer ist als der des Verladers oder Ähnliches. Hat der Verlader später die genauen Sendungsdaten vorliegen, kann es passieren, dass er das Angebot vom Verschiffungsspediteur mit den FOB-Kosten seines FOB-Spediteurs vergleicht und feststellt, dass dieser günstiger ist. Er beschließt die FOB-Lieferung in Eigenregie zu übernehmen. Hier macht er einen Fehler, der in eine Kostenfalle führt. 

Kostenfalle bei FOB in Eigenregie

Der Verlader kann mit dem eigenen Spediteur nicht FOB liefern, wenn ein anderer Spediteur die Verschiffung übernimmt. Das Stauen der Ware im Sammelcontainer, die Verladung des Containers an Bord  des Schiffes und die B/L-Erstellung kann nur der Verschiffungsspediteur übernehmen.

Der Verlader bezahlt in diesem Fall doppelt und doppelt zu hoch. Die FOBKosten beinhalten  in der Regel bereits das Stauen des Sammelcontainers, die B/L-Erstellung und die Verladung an Bord des Schiffes und sind somit höher als nationale Stückgutkosten. Der FOB-Spediteur  führt also einen nationalen Stückguttransport, sprich eine FCA-Lieferung, zu erhöhten Preisen durch. Zusätzlich berechnet der Verschiffungsspediteur die Kosten für das Stauen des Sammelcontainers, die B/L-Erstellung, die Verladung an Bord des Schiffes und eventuell  weitere Service- und Handling Charges. 

Der Verschiffungsspediteur hat wiederum zwei Möglichkeiten, diese Kosten zu berechnen. 

  1. Er berechnet seine Kosten an den vermeintlichen FOB-Spediteur, der diese Kosten dem Verlader „laut Auslage“ in Rechnung stellt. 
  2. Er stellt diese Kosten direkt dem Verlader in Rechnung (und das ist auch die am meisten gewählte Variante).  Diese Rechnungen sind meist fällig bei Sicht, zahlbar rein netto und die einzelnen Rechnungspositionen sind, da nicht verhandelt,  unverhältnismäßig hoch.

Das bedeutet für den Verlader nicht nur eine enorme Verteuerung seiner FOB-Kosten und  somit eine Fehlkalkulation, sondern in den meisten Fällen auch, dass eine Rechnung von einem Dienstleister vorliegt, mit dem keine Geschäftsbeziehung besteht und der nicht als Kreditor im ERP-System angelegt ist. Das heißt, eine Lieferantenneuanlage mit sämtlichen internen  Genehmigungsverfahren muss ausgelöst werden. 

In mittelständischen Unternehmen werden die Prozesskosten für eine Lieferantenneuanlage mit ca. 200,– € beziffert. Diese  Kosten sind natürlich im Verhältnis dazu, dass vielleicht nur einmal eine Rechnung an diesen Dienstleister bezahlt werden muss, enorm hoch und müssen gegebenenfalls nur einem Exportauftrag zugeordnet werden. Kreative Kunden werden für FOB-Lieferungen eventuell  immer wieder andere Verschiffungsspediteure vorschreiben, da sie die Frachtkosten auftragsbezogen anfragen und der günstigste Spediteur den Zuschlag erhält. Es ist also durchaus möglich, dass ein Kreditor nur eine Buchung auf seinem Kreditorenkonto ausweist und dann jahrelang als „Dateileiche“ im ERP-System schlummert. 

Fassen wir also zusammen, welche Kosten bei der Konstellation FOB-Verladung mit zwei Spediteuren anfallen können:

  • Zeitlich hoher administrativer Aufwand der Versandabteilung aufgrund diverser Absprachen mit dem Verschiffungsspediteur
  • FOB-Kosten werden für eine FCAAnlieferung bezahlt
  • Zusätzliche Kosten werden vom Verschiffungsspediteur in Rechnung gestellt
  • Kein Zahlungsziel für die Kosten vom Verschiffungsspediteur
  • Kreditoren-Neuanlage für eventuell nur einmalige Bezahlung

Rechnet man diese Kosten  zusammen, hätte man dem Kunden die gleiche FOB-Spediteur Sendung CFR oder CIF anbieten können und hätte nicht nur administrativ weniger Aufwand gehabt, sondern hätte je nach Sendungsgröße (abhängig  von Maßen und Gewichten) sogar geringere Frachtkosten bezahlt.

Welche Lösung gibt es also in diesem Fall?

Antwort auf diese Frage erhalten Sie in dem Beitrag: "Frachtkosten-Management. Tipps für die Praxis" von Katja Seemann, in: "Der Zoll-Profi", Ausgabe Oktober 2011.

Quelle: Zeitschrift "Der Zoll-Profi", Bundesanzeiger Verlagsges. mbH, Köln

Foto: ©fuxart-
Fotolia.com

 

 

 

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